Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Бланк описи на уничтожение документов

Бланк описи на уничтожение документов

Бланк описи на уничтожение документов

6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию

› › › Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех действуют единые правила.СодержаниеОсновная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:

  1. Хищение бумаг;
  2. Порча документации в результате возгорания или затопления;
  3. Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).

Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена.

Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.Особо важную документацию необходимо хранить в шкафу с надежным замком или в сейфе. Если эти условия не соблюдены, на руководителя фирмы накладывается административное наказание в виде штрафа. Такие условия распространяются и на документы, испорченные в результате пожара или затопления.

Для подтверждения происшествия понадобятся справки из соответствующих ведомств. вы можете узнать, как составить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении и скачать ее образец.Акт утилизации документов составляет лицо, физически осуществляющее процедуру уничтожения. Документ содержит полный уничтоженных наименований.

Обязательно указываются нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми ликвидирована та или иная бумага.Акт об уничтожении документов утверждается и подписывается только после того, как будет окончена процедура фактического уничтожения документации. Процедуру ликвидации бумаг может осуществлять фирма-аутсорсер. В этом случае нужно тщательно проверить документ на предмет соответствия всем законодательным нормам.

Важно, чтобы составленный акт действительно мог служить подтверждением процедуры ликвидации.Узнать, как составить акт проведения инвентаризации и скачать его образец, вы можете

  1. Приведение полного перечня уничтоженной документации;
  2. Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.
  3. Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;

Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:

  1. Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
  2. В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
  3. Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.

установлены правила, регламентирующие хранение.

Их перечень утвержден 6 октября 2006 года. Согласно данному нормативно-правовому акту, документы хранят:

  1. В течение длительных сроков (от 10 до 75 лет);
  2. Непродолжительное время – от одного года до пяти лет;
  3. Некоторые документы вообще нельзя уничтожать.

Тип архива не имеет значения: документы могут храниться как в собственном, так и принадлежащем компании архиве.Перечень устанавливает следующее:

  1. Кадровую документацию хранят в течение 75 лет.

    Сюда относятся приказы о назначении и перемещении сотрудников, личные дела, табели по опасным производствам и прочее.

  2. Годовая балансовая и бухгалтерская отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
  3. «Первичка» (первичная учетная документация) хранится пять лет;
  4. Годовая налоговая отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;

Таким образом, можно выделить ключевые документы, которые не подлежат ликвидации. К документам с бессрочным периодом хранения относятся годовая бухгалтерская и налоговая отчетность, годовые бухгалтерские балансы.

В случае любой проверки или притязаний со стороны налоговых органов такая документация подтвердит, что все выплаты в бюджет фирма произвела полностью, и их суммы можно проверить в любой момент.Комиссия, сформированная в учреждении, отбирает документы, которые нужно хранить постоянно.

Такой список составляется по возрастанию (от начала года к его окончанию). Четыре экземпляра этого списка подписывает руководитель.

Документы с бессрочным периодом хранения отправляются в государственный архив или помещаются в собственный. Каждый год составляется приказ с указанием ответственного за сохранность лица.Акт об уничтожении документов – образец заполнения:Бумаги с истекшим сроком годности могут быть утилизированы с первого января нового года. Так, например, если срок истек в декабре 2015 года, с 1 января 2016 года можно начать процедуру уничтожения.

Это допускается только в случае, если состоялась ревизия за прошедший период.Если документацию нужно изъять из государственного архива, она истребуется по накладной. Переданные архивом бумаги, которые должны быть утилизированы, описываются в перечне. Этот перечень и есть тот самый акт на уничтожение документов.

В нем указывается наименование бумаг и их количество.Акт об уничтожении документов содержит множество дат, отображающих хронологию событий:

  1. Дата утверждения акта руководства;
  2. Дата самого акта. Проставляется в бланке документа. Совпадает с датой формирования акта и его подписания должностным лицом, проводившим экспертную оценку документации. Его подпись ставится в конце акта. Согласно рекомендациям Росархива, в документа должна стоять одна подпись (как правило, председателя экспертной комиссии), но на деле в документе обычно расписываются все члены комиссии;
  3. На основании согласованного акта документация вывозится в пункт утилизации. Дата вывоза проставляется непосредственно после свершения вывоза;
  4. Дата протокола экспертно-проверочной комиссии архива, согласовавшего опись дел постоянного или длительного срока хранения. Эта дата переносится в акт из протокола и должна быть раньше даты формирования акта;
  5. После утилизации в учетную документацию архива вносятся соответствующие записи. Указывается дата внесения изменений (день вывоза документов).
  6. Дата согласования акта с экспертной комиссией. Согласование осуществляется только после составления акта, поэтому дата подтверждения и номер протокола заносятся в документ после его рассмотрения;

Акт утилизации документов – образец заполнения:Все бумаги, подлежащие утилизации и внесенные в акт, до момента уничтожения должны храниться отдельно.

После рассмотрения комиссией акт заверяет руководитель.

Факт утилизации подтверждается актом об уничтожении. Процедура осуществляется путем сжигания или посредством специального оборудования в присутствии членов комиссии.Как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и для чего необходим этот документ – читайте Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования.

Процедура осуществляется путем сжигания или посредством специального оборудования в присутствии членов комиссии.Как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и для чего необходим этот документ – читайте Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования.

Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т.

д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:

  1. Количество хранящихся экземпляров;
  2. Крайние даты;
  3. Наименование дела (общее название документа);
  4. Статьи согласно Перечню.
  5. Номер документа по описи или номенклатуре;
  6. Период хранения;

Внизу таблицы нужно указать, сколько всего папок или дел подлежит утилизации. Далее в документе расписываются члены комиссии (как минимум три человека).

В комиссию обычно входят архивариус, начальник кадровой службы и ответственный за документооборот. Сверху ставится подпись руководителя.Как составить доверенность на право подписи документов и какие полномочия можно передать по этому виду доверенности, вы можете узнать в нашей Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания. Срок хранения таких документов составляет пять лет.Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя.

Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон.

Годовую налоговую и трогать нельзя, это также касается различных балансов.Для утилизации лишних бумаг нужно создать экспертную комиссию, члены которой определят, можно уничтожать выбранные документы или нет, а также составят соответствующее разрешение. Акт на уничтожение содержит перечень дел и всегда подтверждается росписью руководителя. Факт утилизации всегда оформляется в виде соответствующего акта.Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью: Понравилась статья?Лайк автору1

Загрузка.

Комментарий Current * Ваше имя Ваш e-mail Комментировать

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

30283 Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг.

Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

ФАЙЛЫ Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы.

Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения. Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца. Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации.

В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры. Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  1. Вначале документа указывается название организации.
  2. Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  3. Отдельно вписывается состав комиссии.
  4. В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
  5. В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг). Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде.

Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

  • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
  • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
  • В основную часть акта вписывают
    • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
    • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
    • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
  • В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись.

    Далее посередине строки вносится название документа.

  • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
  • В завершение акт должны подписать все члены комиссии.

    Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону.

В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

Образец акта об уничтожении документов

Помещено в тему:

каждая организация проводит регулярно.

Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей статье на эту тему приведены пошаговые действия. Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc.

Что вам надо еще знать, чтобы правильно составить акт. Типовой перечень документов 2000 года, на основании которого установлены сроки хранения дел в примере, на настоящий момент отменен в связи с введением в действие . Но, тем не менее, применяют именно его, чтобы определить сроки хранения документов, образовавшихся до выхода указанного нового типового перечня (документы за 2000—2010 годы включительно).

Новый типовой перечень является основанием для работы с документами, образующихся с 2011 года (, актов на уничтожение документов и т.п.).

Это обещанный пример акта: ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ УТВЕРЖДАЮ ОБЩЕСТВО «КИКИМОРА» Генеральный директор (ОАО «Кикимора») ___________ И.О. Фамилия 22.10.2010 АКТ 18.10.2010 № 2 г. Ярославль Отдел кадров 12 Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии 2004 — 05-03 1 ДМН ст. 6 а 13 Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных отпусков 2004 — 05-05 3 5 лет ст.

Копии 2004 — 05-03 1 ДМН ст. 6 а 13 Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных отпусков 2004 — 05-05 3 5 лет ст. 6 б 14 Переписка о работе с кадрами 2004 — 05-16 1 5 лет ЭПК ст. 264, 334 15 Переписка об оформлении командировок 2004 — 05-17 1 5 лет ст.

352 16 Графики отпусков 2000—2004 — 05-25 1 1 год ст. 356 Юридический отдел 17 Приказы генерального директора по основной деятельности.

Копии 2004 — 06-03 1 ДМН ст. 6 а 18 Справки, заключения, разъяснения отдела по применению законодательства 2004 — 06-15 2 5 лет ЭПК ст. 61 19 Переписка по правовым вопросам 2004 — 06-18 1 3 года ст.

62 20 Заявления и жалобы физических лиц и документы по их рассмотрению 2004 — 06-19 2 5 лет ст. 56 б … … Итого 285 (двести восемьдесят пять) ед. хр. за 2000—2004 годы. Заведующая канцелярией Л.А.

Квочкина 18.10.2010 СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от 20.10.2010 № 2 Заведующая канцелярией Л.А. Квочкина 28.10.2010 *Если организация не передает документы на государственное хранение, то согласования с ЭПК не требуется.

Тогда замените фразу из примера на

«Документы по личному составу упорядочены за 2000—2004 годы»

. в формате doc. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 113 комментария

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Copyright: фотобанк Лори В процессе осуществления деятельности у любого субъекта хозяйствования неизбежно накапливается различная служебная документация. Когда истекает архивный срок хранения такой документации, и она теряет свою актуальность, ее необходимо уничтожить.

Данная процедура осложняется тем, что просто утилизировать документы не получится. Необходимо назначить экспертную комиссию и оформить специальный документ — акт уничтожения документов, образец которого вы найдете в этой статье.

Акт об уничтожении документов необходимо составлять, если организацией принято решение избавиться от накопленных за годы работы бумаг.

Это может быть кадровая, бухгалтерская и иная документация. При этом не имеет значения, на каком носителе оформлены документы — на бумаге или в электронном формате. Уничтожению подлежат документы:

  1. срок хранения которых уже истек;
  2. которые утратили свое практическое значение;
  3. которые невозможно прочитать и восстановить.

Сроки хранения документов и необходимость оформления акта регламентируется:

  1. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № (правила хранения и учета документов);
  2. Федеральным законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № ;
  3. Иными нормативными актами (НК РФ, закон о бухучете № от 06.12.2011 и др.).
  4. Приказом Росархива от 20.12.2019 № (перечень видов документации со сроками хранения);

Читайте также: Порядок уничтожения документов с прошедшим сроком хранения включает несколько этапов:

  1. Руководитель издает приказ об утверждении экспертной комиссии, включающей представителей разных подразделений организации (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.).

    Ее задача заключается в определении ценности документов и документальном оформлении данной процедуры. При этом срок хранения не является ключевым параметром отбора, так как иногда бумаги с истекшим сроком годности еще могут пригодиться в работе.

  2. Оформляется акт о выделении документов к уничтожению.
  3. Ответственные должностные лица определяют, есть ли в архиве компании документация, срок хранения которой истек.
  4. Проводится непосредственная утилизация документов и составляется еще один акт – об уничтожении документации.

В законе отсутствует четкое требование относительно того, каким способом следует уничтожать документацию. Можно поручить уничтожение бумаг сотрудникам организации (например, путем измельчения уничтожителем бумаг) или обратиться для этого в специальную фирму.

Запрещено выбрасывать такие документы в общие мусорные корзины и контейнеры. Читайте также: Акт о выделении документации к уничтожению обычно составляют по форме, приведенной в Приложении № к Приказу Минкультуры России № 526. Также каждая организация имеет право оформлять данный акт по самостоятельно разработанному шаблону, не используя при этом унифицированную форму.
Также каждая организация имеет право оформлять данный акт по самостоятельно разработанному шаблону, не используя при этом унифицированную форму. Если акт составляется в свободной форме, в нем обязательно нужно прописать следующие сведения:

  1. Ф.И.О. и подписи членов комиссии.
  2. дату составления;
  3. наименование документа;
  4. наименование организации;
  5. перечень документов, которые будут уничтожены, и их количество;
  6. наименование и реквизиты документа, ставшего основанием для проведения процедуры;

Акт акт выделения документации к уничтожению по унифицированной форме состоит из нескольких разделов:

  1. Резолютивная часть — общее количество документов, выделенных для утилизации, с указанием в каких годах они были изданы.

    Также следует указать способ уничтожения и реквизиты протокола заседания экспертной комиссии.

  2. Подпись архивариуса или иного лица, ответственного за хранение документации.
  3. «Шапка».

    Здесь нужно указать наименование субъекта хозяйствования, номер акта и дату его оформления, Ф.И.О. и подпись руководителя, утвердившего документ.

  4. Основная часть.

    В этом разделе следует перечислить наименования документов, отобранных для уничтожения, и их количество.

    Для удобства документацию группируют по структурным подразделениям.

  5. Преамбула — указывают наименование нормативного документа, который является основанием для определения сроков хранения документации и их уничтожения.

При составлении актов уничтожения документов сроки хранения сверяют с перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень вступил в силу с 18 февраля 2021 года.

Читайте также: Акт об уничтожении документов не имеет унифицированного образца, его оформляют в свободной форме по факту уничтожения отобранных документов. В документе указывают сведения об организации и составе комиссии. Далее вносят следующую информацию:

  1. когда была проведена процедура уничтожения бумаг;
  2. какие документы были уничтожены (если документов много, они группируются по видам в отдельные папки или дела), можно указать их объем или вес;
  3. каким способом.

Документ подписывают все члены комиссии и руководитель.

Перечень уничтоженных документов можно оформить приложением к акту в виде описи, если их список слишком велик. Читайте также: При составлении актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения необходимо придерживаться определенных правил:

  1. В тексте акта не нужно подробно описывать все этапы процедуры уничтожения. Достаточно прописать количество документов и выбранный способ уничтожения.
  2. Документы оформляют на обычных листах формата А4 или фирменных бланках.
  3. Количество экземпляров актов не ограничено. На практике составляют по одному экземпляру для каждого члена комиссии и для самого субъекта хозяйствования.
  4. Заверение печатью не требуется.

Составленные акты передают на утверждение руководителю организации, а затем их сдают на хранение в архив. В случае возникновения конфликтных ситуаций и разбирательств с контролирующими органами эти акты можно использовать в качестве доказательств.

Срок хранения актов не ограничен и считается постоянным. Образец акта уничтожения документов, представленный ниже, можно взять за основу при составлении аналогичных документов для своей организации.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в Рубрики: Tags:

    , ,

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет | 10:50 6 июня 2018 Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет Регистрация налогоплательщиков | 15:20 5 августа 2021 Бухгалтерский учет Страховые взносы ФСС | 14:21 10 сентября 2021 Прием на работу Выплаты персоналу Страховые взносы ПФР Экономика и бизнес Декретный отпуск Бухгалтерская отчетность Бухгалтерская отчетность Пенсионеры, Транспортный налог Пенсионеры Кадровое делопроизводство Законодательство Бухгалтерский учет ИП, ККТ Пенсионеры ККТ | 10:30 17 сентября 2021 Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2021 Все права защищены.

При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .

Акт об уничтожении документов

Документы и дела выделяют на уничтожение актом, формирующимся после проведения экспертизы ценности документов и их последующего отбора. В общем виде это перечень документов с указанием количества, которые подлежат уничтожению.

Акт содержит номера статей и относящиеся к ним нормативные документы, на основании которых определяется срок хранения документации. Помимо этого, указывают год передачи в архив отобранных сведений.

Запрещено по позициям завышать или занижать количество документов, опускать некоторые из них (даже если в них мало информации).

Проверки легко выявляют данный факт.

, срок хранения которой еще не истек, не допустимо. Фактическое расхождение количества сведений говорит о том, что часть из них была незаконно уничтожена. Ответственные лица за сохранность информации несут административную и .

Формальное нахождение документов в организации может повлечь серьезные проблемы при их запросе.

Название позиции иногда не соответствует названию документа в используемой к ней статье Перечня документов, так как данный перечень не может охватить все разновидности информации. Отношение конкретных сведений к статье определяет архивариус, который проводит отбор документации на уничтожение. Многие организации пользуются однотипными видами бланков:

  1. банковскими и прочими.
  2. кассовыми;

Поэтому количество позиций на любом предприятии достигает не меньше пары десятков.

Чем больше документации (и ее состав), тем больше позиций.

Их количество указывает на то, насколько профессионально и тщательно проводился отбор.

Акт оформляется по основным правилам работы архивов. Если указывают дела нескольких подразделений, то название каждого из них необходимо разместить перед группой документов данного подразделения.

Бланк согласовывают с экспертной комиссией, а затем его утверждает руководитель организации. Если предприятие входит в комплектование муниципального, государственного или ведомственного архива, то акт согласовывается с ними. Опись дел по личному составу предприятия должна быть утверждена в конце бланка за все указываемые годы.

К документу на уничтожение прикладывают акт о проведенном уничтожении документации. Здесь указывают ее количество и вес. Без подтвержденного факта уничтожения акт считается не действительным.

(Размер: 52,5 KiB | Скачиваний: 23 196) (Размер: 32,5 KiB | Скачиваний: 11 873)

Рубрики

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет.

Есть только документы, у которых истек срок хранения.

От них можно избавиться, но не сразу и не от всех.

Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить. Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей.

На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно. Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения.

Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения. Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году: Год завершения в делопроизводстве Срок хранения 1941 75 лет 1971 45 лет 2006 10 лет 2011 5 лет 2013 3 года 2015 1 год Сразу выделить документы на уничтожение невозможно.

Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК). ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив.

Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам.

Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы.

Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа. 1Не приводится. ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации.

«Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты.
Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты.

Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить: • начальника отдела кадров; • главного бухгалтера; • начальника юридического отдела; • должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Первая экспертиза ценности – мероприятие всегда масштабное.

Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют.

Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании.

Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством. Первое, с чего начинают наводить порядок, – разделяют документы по годам.

Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет – придется заниматься этим сейчас.

Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано. ■ Шаг 3: проводим экспертизу.

На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.

■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых – в акте о выделении документов к уничтожению. ■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты.

После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение.

Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации. Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения.

Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков. Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации.

Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг.

По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн.

Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер.

Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку. Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы. 1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы.

Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения.

И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов. 5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

• Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер. • Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…».

При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3). • В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

• Опись, как уже говорилось, – основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой – порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см.

запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы – вносить в них пока нечего. • Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу. • В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник.

Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4). • Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см.

запись № 5). 6. Далее подводят итог: цифрами и прописью пишут общее количество уничтожаемых единиц хранения, суммарно бумажных и электронных носителей. 7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует.

Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены.

Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов – процесс необратимый.

Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы.

Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация.

Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4. Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц – членов ЭК.

В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя. Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки.

Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют. Случается, что ЭК в организации отсутствует.

По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт.

Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены.

А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

1. Уничтожению подлежат документы: а) со сроком хранения, истекшим к 1 января текущего года; б) прошедшие оценку экспертной комиссии. 2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения.

Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению. 3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику. 4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей.

В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.

5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+