Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Докладная записка на технолога

Докладная записка на технолога

Докладная записка на технолога

Докладная записка

Последнее обновление: 16.02.2021 Деятельность любой организации, независимо от формы собственности, масштабов и сферы производства, не обходится без деловой документации. Полномочия собственника или первого руководителя определены трудовым законодательством. Однако, в силу объективных обстоятельств, работодатель не в состоянии самостоятельно контролировать работу каждого из подчиненных персонально. Одной из форм донесения до сведения руководителя тех или иных фактов, является докладная записка.

Остановимся подробнее, отвечая на вопросы, касающиеся содержания докладных, требований к форме документа. Содержание По сути, докладная записка является письменным обращением к руководителю с донесением каких-либо сведений и информации, касающейся рабочего процесса.

Лицо, докладывающее о тех или иных фактах, связанных с производством или, например, о нарушениях трудовой дисциплины, высказывает свое мнение о необходимости принятия конкретных мер. Так, начальник структурного подразделения вправе довести до сведения работодателя:

  1. и так далее.
  2. сообщить о выходе из строя оборудования для планирования проведения ремонтных работ;
  3. доложить о необходимости приобретения материалов, сырья, необходимых для выполнения работ;
  4. о недобросовестном отношении к выполнению трудовых обязанностей сотрудников, находящихся в непосредственном его подчинении, с целью привлечения к ответственности;

Приходим к выводу, что докладная записка – письменно доложенная информация вышестоящему должностному лицу, полномочному принять конкретные меры для разрешения сложившейся ситуации.

всегда адресуется вышестоящему лицу Доводя до сведения работодателю или руководителю определенную информацию, предполагают принятия конкретных действенных мер, решений. Например, начальник отдела, может лишь сделать замечание опаздывающему на работу подчиненному, не имея полномочий привлечь к дисциплинарной ответственности.

Подав первому руководителю докладную записку о нарушении дисциплины труда, он вправе инициировать объявить выговор или, при грубых нарушениях, нахождении в нетрезвом состоянии на рабочем месте – принять более строгие меры наказания, вплоть до увольнения. В зависимости от желаемого результата доведения информации, касающейся производства, трудовых правоотношений, соблюдения дисциплины, докладные могут иметь разные функции:

  1. информировать о происшествиях, ставших причиной нанесения материального ущерба или несчастных случаях, связанных с производством;
  2. предоставлять отчетные сведения о выполненных работах;
  3. для урегулирования проблем производственного или административно-хозяйственного характера;
  4. доводить до сведения руководителя о необходимости принятия конкретных мер для устранения нарушений, выявленных в ходе контрольных мероприятий органами государственного надзора;
  5. выделять положительные моменты, для поощрения добросовестных сотрудников.
  6. предлагать введение рационализаторских предложений, способствующих улучшению производственной деятельности;

, пример, когда подана после плановой проверки и выданного предписания об устранении нарушений: Главному врачу Семейный медицинский центр «Альянс» Молотягину В.И.

от инженера по охране труда Тимофеевой И.И. 06.12.2019 Довожу до Вашего сведения, что для выполнения п. 3 Предписания № 181-06/ 12-2019, выданного по итогам плановой проверки, проведенной территориальной инспекцией труда с 01.

12.2019 по 05.12.2019, необходимо провести обучение и проверку знаний лиц, обслуживающих паровые стерилизаторы. Прошу выделить средства для заключения договора с учебным центром для обучения 5 человек. Инженер по охране труда (подпись) И.

И.Тимофеева Внутренний обмен деловой информацией предполагает помимо докладных, возможность подачи:

  1. служебных записок;
  2. обязательных при определенных обстоятельствах письменных объяснений.

Служебную записку по существу можно определить как одну из разновидностей докладной. Применяется такого рода документ для внутреннего пользования, обмена информацией между сотрудниками, не подчиняющимися друг другу. Как правило, служебные записки, в отличие от докладных, поданных вышестоящему руководству, адресованы коллегам, занимающим равное должностное положение.

Подают служебные записки для получения необходимой информации, либо сообщая сведения, касающиеся производства другому отделу. Например, подготовив служебную записку, главный бухгалтер предприятия информирует структурные подразделения о смене банковских реквизитов.

Согласно трудовому законодательству, для принятия руководителем решения о выборе меры привлечения к дисциплинарной или в предусмотренных законом ситуациях, материальной ответственности, должны быть соблюдены процессуальные требования.

С виновного подчиненного берут письменные объяснения, помогающие разобраться в причинах совершенного проступка, принять объективное решение. При отказе писать объяснительную, составляется соответствующий акт.

Отсутствие объяснительной записки или акта, подтверждающего отказ дать объяснения содеянному, чревато признанием приказа о наложении взыскания незаконным. Например, при обжаловании увольнения в надзорные органы или суд, руководителю придется не только восстановить с нарушением уволенного сотрудника в прежней должности, но и выплатить компенсацию среднего заработка за время вынужденного прогула.

Цель объяснительной – дать пояснения нарушения дисциплины, невыполнение своевременно задания, и тому подобное. Любая докладная может начинаться с фразы «довожу до вашего сведения», образец объяснительной имеет произвольную форму: Должность руководителя, фамилия, инициалы имени, отчества полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, структурное подразделение, являющееся основным местом работы, занимаемая должность (профессия) Объяснительная записка «__»­_________ 2021 года я опоздал(а) на работу в связи (указать причины нарушения дисциплины труда и внутреннего распорядка).

Приложение: (при наличии документов, подтверждающих обоснованность проступка, перечислить списком).

Дата подпись инициалы имени, отчества, фамилия. Так же, как и докладную, для решения производственных задач, в рамках взаимодействия между различными отделами, структурными подразделениями, служебную записку можно начать фразой «довожу до вашего сведения». Образец служебной записки: Директору ООО «Гермес» Леонову А.П.

Образец служебной записки: Директору ООО «Гермес» Леонову А.П. от менеджера по продажам Федонюк Натальи Валерьевны Служебная записка Довожу до Вашего сведения, что с 25.11.2019 по 25.12.2019 года, согласно Приказу № 54 от 22.11. 2021 г., я находилась в служебной командировке в ООО «Астра», расположенном в г.

Шахты, Ростовской области. Для проезда к месту выполнения поручения и обратно был использован личный автомобиль марки ВАЗ 2106, номер государственной регистрации М346РО 123. Во время пребывания в командировке проживала у родственников. Отбыла 25.11.2019 в 7ч 00 мин.

Прибыла 25.12.2019 в 19ч 00 мин. Приложение:

  1. отчет о проделанной работе.
  2. кассовый чек на заправку в г. Ростове 25.11.2019;
  3. кассовый чек на заправку в г. Шахты, Ростовской области от 25.12.2019;

27.12.2019 г.

подпись Н.В. Федонюк Для наглядности отличий разного рода письменных обращений, используемых в делопроизводстве, приведем таблицу: Вид записки ЦельКому адресуютСуть содержанияПримеры ДокладнаяИнформируют о конкретной ситуации, факте, выполнении работы. Обосновывают выводы, вносят предложения.

Вышестоящему должностному лицу. 1 часть – причины и мотивы, послужившие для написания 2 часть – информирование, анализ ситуации 3 часть – выводы, предложения, просьбы. Предложение о премировании, повышении сотрудника и так далее.

СлужебнаяОперативно передают в письменном виде информацию между отделами, получают ответы на запросы, уточняют данные поручения. Лицу, состоящему на одном уровне управления с составителем записки.

Адресат и составитель не подчиняются друг другу.Заявка на пропуск сотрудников в выходной день, оповещение о ремонтных работах в офисе, прочее. Объяснительная Объяснить причины совершения проступка, что стало основанием конкретных действий.Собственнику или первому руководителю, непосредственному начальнику. Описываются причины и мотивы написания записки, их объяснение.

Не содержит выводов и просьб.Объяснение прогула, невыполнения задания, перерасхода средств компании и тому подобное. В зависимости от целей взаимодействия, адресата, кому направлены сообщения, докладные бывают:

  1. внутренними – поданными на имя руководителя организации.
  2. внешними ­– когда информируют вышестоящие организации;

Возможно разделение видов докладных записок, по сути содержания:

  1. информационные, доводящие определенные сведения до начальства;
  2. отчетные, для сообщений результатов на определенных этапах деятельности;
  3. инициативные, когда работники вносят свои предложения.

Главному врачу Центральной городской больницы г.

Калуга Малышеву И. И. инженер по охране труда Волков Н.И. Довожу до Вашего сведения, что в производственных подразделениях Центральной городской больницы № 5 в рамках подготовки ко Дню охраны труда под девизом «Охрана труда и будущее сферы труда» с 08.04.2019 г. по 18.04.2019 г. в структурных подразделениях МУ была проведена проверка выполнения требований нормативных актов:

  1. по охране труда на рабочих местах;
  2. организации и производства работ повышенной опасности.
  3. соблюдения правил пожарной и электробезопасности;
  4. техники безопасности эксплуатации сосудов, работающих под давлением;

По результатам проверок прошу поощрить лучших работников и подразделения почетными грамотами:

  1. «Лучшее структурное подразделение МУ «ЦПМСП г.

    Тореза – амбулаторию № 7;

  2. «Лучший молодой работник» – сестру медицинскую общей практики – семейной медицины амбулатории № 5 Рязанцеву Кристину Валериевну.

  3. «Лучший работник» – младшую медицинскую сестру (санитарку) ДСП манипуляционного кабинета Чужинову Светлану Васильевну;

19.04.2019 г.

Инженер по охране труда (подпись) О.Н.

Малышева Законодательные и правовые акты не ограничивают право работников в зависимости от занимаемой должности, профессии, обращаться к руководству с докладной запиской. На практике, решение вопросов, связанных с трудовыми правоотношениями, происходит в порядке подчиненности. Сотрудники пишут заявления, служебные записки, объяснительные своему непосредственному начальнику.

Сотрудники пишут заявления, служебные записки, объяснительные своему непосредственному начальнику.

Далее информация доводится до сведения первому руководителю. В то же самое время, например, с жалобой на директора каждый работник вправе написать докладную в вышестоящую организацию.

является одной из обязательных составляющих при оформлении документации дисциплинарных взысканий, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации № 299, действующему в редакции от 17.07.2019. Помимо этого, докладные используются для информирования вышестоящего руководства, имеющего полномочия принимать действенные меры для решения производственных задач, стимулирования, поощрения подчиненных. Унифицированных бланков для заполнения при необходимости донести до сведения руководителя определенную информацию не существует.

Локальными правовыми актами может быть утверждена типовая форма докладных. Несколько рекомендаций о том, как написать докладную, имеющую силу юридического документа:

  1. в правом верхнем углу страницы оформляют шапку, указав – кому и от кого направлено сообщение;
  2. закачивают послание уточнением даты, личной подписью, расшифровав рядом должность, инициалы имени, отчества, фамилию.
  3. текстовая часть условно делится на две части, вначале описывают события, ставшие поводом для обращения, во второй части как итог – предлагают необходимые меры, высказывая свои пожелания решения проблем;

Образец, как можно написать докладную записку Сообщение, направленное для внутреннего пользования руководителю, составляют на листе бумаги формата А4.

Документ можно подготовить, написав от руки или распечатать современными средствами оргтехники. Стиль изложения должен быть деловой, без лишних эмоций, объяснять суть и четко выражать желаемый результат. Образец: Генеральному директору ООО «Артемида» начальник транспортного цеха Михалев А.И.

По результатам проверки с 01.12.2019 по 10.12.2019 пожарно-технической комиссией состояния внутреннего противопожарного водоснабжения, было выявлено, что пожарные краны:

  1. не подключены к центральному водоснабжению;
  2. не имеют полной комплектации.

Прошу принять меры для устранения неполадок. 11.12.2019 г. подпись А.И. Михалев Никаких особых требований к составлению докладной, направленной в вышестоящие организации (внешней), нет.

Поскольку докладная записка играет роль исходящего документа, она должна быть оформлена на фирменном бланке с указанием:

  1. номеров контактных телефонов, факса, адреса электронной почты.
  2. адреса регистрации и местонахождения;
  3. полного названия предприятия, выступающего юридическим лицом;

Докладная, направленная от имени администрации, регистрируется в соответствующем журнале с присвоением исходящего номера. В конце документ подписывается с уточнением должности лица, направляющего докладную, фамилии, инициалов имени, отчества. Как и любое деловое письмо, докладную готовят, соблюдая основные правила, указав:

  1. суть проблем, требующих решения.
  2. кому направлен документ;
  3. кто его заявитель;

В отличие от служебной, объяснительной записки, резолютивная часть докладной содержит мнение лица, обращающегося к вышестоящему по должности, просьбу принять соответствующее решение.

Изучив изложенные документально факты, руководитель принимает решение, сделав письменную резолюцию.

Так, если до сведения директора доведена информация о прогулах подчиненного, приложен акт об отказе давать письменные объяснения, руководитель отписывает поданную докладную инспектору кадровой службы для подготовки приказа об увольнении. Докладная на сотрудника может быть подана его непосредственным руководителем или коллегами по работе. «Шапка» документа заполняется всегда по аналогии.

Приведем примеры текстовой части при разных обстоятельствах, ставших причиной для обращения.

«Довожу до вашего сведения, что 15.12.2019 г. водителем Петровым Николаем Ивановичем были допущены некорректные высказывания в адрес медицинской сестры Лихачевой Лидии Петровны при освидетельствовании перед выездом на линию.

Нарушая рабочую обстановку, этику поведения, Петров Н.И. постоянно делает нетактичные замечания, касающиеся внешнего вида других водителей, применяя нецензурные выражения, провоцирует конфликт.

Прошу привлечь Петрова Н.И. к дисциплинарной ответственности.

Заведующий гаражом (подпись) Данилов И.В.» «Довожу до вашего сведения, что 17.12.2019 г. медсестра доврачебного кабинета Леонтьева Наталья Петровна не вернулась на рабочее место после обеденного перерыва, отсутствовала с 13.00 до 16.00 часов.

18.12.2019 года никаких оправдательных документов, подтверждающих обоснованность причин ее отсутствия, предоставлено не было. Письменные объяснения давать отказалась, о чем составлен соответствующий акт. Прошу привлечь в установленном порядке Леонтьеву Н.

П. к дисциплинарной ответственности в виде выговора. Старшая медсестра (подпись) Р.П. Гречкина» Обычно докладная записка начинается со слов “Довожу до Вашего сведения”, но это необязательное требование Заказать бесплатную консультацию юриста Я даю согласие на обработку своих персональных данных Похожие статьи Услуги Юрлицам + Физицам + Разделы блога Популярно Физическим лицам Юридическим лицам © 2021 Все права защищены.

Заказать звонок г. Санкт-Петербург, ул.

Кропоткина д. 1 Я даю согласие на обработку своих персональных данных Я даю согласие на обработку своих персональных данных Я даю согласие на обработку своих персональных данных

Как правильно написать докладную записку на сотрудника

» » » » Как правильно написать докладную записку на сотрудника

В процессе работы организации возникают ситуации, когда руководителям подразделений и прочим сотрудникам необходимо донести до руководства различные сведения. Сделать это нужно в письменном виде.

Для этого используется либо служебные, либо докладные записки. Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию.

В этом состоит ее главное отличие от служебной записки, в которой работники просят руководство о чем – либо. Чаще всего они встречаются в кадровом делопроизводстве, поскольку информация, доводимая до сведения руководства, почти всегда касается сотрудников организации. Они являются первичным документом, на основании которого позже составляются другие документы и проводятся различные мероприятии (приказы, служебные расследования).

Они являются первичным документом, на основании которого позже составляются другие документы и проводятся различные мероприятии (приказы, служебные расследования).

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений.

Затем они отправляются к вышестоящему начальнику.

Их может писать и простой сотрудник. При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

  1. всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
  2. можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
  3. сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
  4. даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

Докладная записка пишется в случаях когда нужно довести до вышестоящего руководства сведения:

  1. о произошедших нарушениях, решение по которым может принять только руководитель.
  2. о нарушении работниками трудовой дисциплины или должностной инструкции;

Иными словами, она носит информационный характер и предполагает, что дальнейший порядок действий определяет именно вышестоящее руководство. Если придерживаться всех правил делопроизводства, то необходимо соблюдать следующий порядок передачи докладной записки:

  • После того, как проблема, указанная в записке, решена, она отправляется на хранение.
  • Её передача непосредственному руководителю. Если записка передается сразу руководителю организации, то ее необходимо передать через секретаря, который ее регистрирует.
  • После того, как руководитель принимает решение по документу, он ставит на нем резолюцию и передает обратно секретарю.
  • Оформление записки.
  • Секретарь отправляет ее работнику, который должен исполнять указанные резолюции.

Такой порядок строго соблюдается, как правило, только если предприятие крупное.

В небольших компаниях эта система упрощена и докладные отправляются сразу руководителю организации.

Докладные записки должны оформляться в соответствии с правилами делопроизводства. Унифицированного бланка для оформления таких документов не предусмотрено, ее составляют либо на бланке предприятия, либо на простом листе бумаги.

Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере. В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена. Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков.

В том числе и для докладных записок. Составляется аналогично, как и в других документах, например заявлениях:

  1. в первых двух строках пишется должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
  2. шапка должна располагаться в верхнем правом углу листа бумаги или бланка;
  3. дальше пишется должность, фамилия и инициалы работника, который составил докладную.

Если на предприятии утвержден бланк для докладной записки, то в нем, как правило, уже есть шаблон для шапки.

  • Шапка документа.
  • Наименование документа, в данном случае «Докладная записка». Наименование может располагаться либо слева, либо посередине строки. Оно пишется с заглавной буквы.
  • Ниже наименования располагается непосредственно текст с информацией. Он должен содержать как можно более подробное описание проблемы.
  • Ниже ставится дата и подпись лица составившего документ.

Директору ООО «Луч» И.И.

Никитенкову от главного бухгалтера А.Н. Рыленковой Докладная записка Довожу до Вашего сведения, что в ходе проведенной инвентаризации склада обнаружена недостача товарно-материальных ценностей в сумме 1548,28 рублей.

Подпись 01.06.2017г. После того, как проблемы, изложенные в докладной записке решены, ее отправляют на хранение. Хранить ее можно в следующих местах:

  1. подшить в книгу, где собираются все основания для приказов (заявления, служебные записки, справки и т.д.);
  2. , которые были составлены на основании данной докладной записки (служебное расследование, приказ и т.д.).

Срок хранения докладной записки будет зависеть от того, какие документы будут в результате составлены. В среднем этот срок колеблется от 3 до 5 лет.

Поэтому папку, где хранятся все докладные записки можно не сшивать, а хранить просто на скоросшивателе.

Текст докладной записки составляется в произвольной форме, но для наиболее распространенных случаев можно использовать примерные образцы. Довожу до Вашего сведения, что сварщик А.А. Буренков отсутствует на рабочем месте без предупреждения с начала рабочего дня и по настоящее время (с 8 часов 00 минут до 12 часов 30 минут).

Буренков отсутствует на рабочем месте без предупреждения с начала рабочего дня и по настоящее время (с 8 часов 00 минут до 12 часов 30 минут). Прошу распорядиться о проведении служебного расследования по данному факту.

Довожу до Вашего сведения, что бухгалтер Н.А.

Павлова допустила ошибку при начислении заработной платы работникам производственного цеха. Также она регулярно нарушает свои должностные обязанности и пренебрегает распоряжениями своего непосредственного руководителя. Прошу принять меры. Довожу до Вашего сведения, что менеджер И.А.

Езерский, общаясь с клиентами организации, позволяет себе использовать нецензурную лексику и оскорбления.

Прошу принять меры. Довожу до Вашего сведения, что электромонтер А.В. Юдин находится на своем рабочем месте с признаками алкогольного опьянения: нетвердая походка, несвязная речь, характерны запах. Прошу распорядиться об отстранении данного работника от исполнения служебных обязанностей и провести служебное расследование по данному факту.

Докладная записка — это документ, с помощью которого сотрудники информируют руководителя организации о различных ситуациях, принятие решений по которым зависит от руководства.

Данный документ составляется в свободной форме, но при этом оформляют ее в соответствии с требованием правил делопроизводства.

Если у вас такая же ситуация, смотрите и в каких случаях вам не могут в этом отказать. Можете увольнения сотрудника за прогул согласно законодательству РФ. Как в документах правильно писать временно исполняющий обязанности директора.

Видео — в чем разница между докладными и служебными записками: Поделиться:

Как составить докладную записку о невыполнении должностных обязанностей

/ / / 23.01.2019, Докладная записка — это документально зафиксированная информация о том, что сотрудник не выполнил или выполнил не так, как нужно, свои должностные обязанности. Также в записке обычно предлагаются меры, которые необходимо применить руководству по отношению к нерадивому работнику.Итак, вы руководитель среднего звена на опять-таки среднем производственном предприятии — скажем, начальник цеха. В вашем подчинении 40 работников цеха.

В меру профессиональных, но каждый со своими бедами, проблемами и интересами. Когда и в каких случаях вам нужно писать на них докладные записки? Сейчас разберемся!Докладная записка: образец (незаполненный) выглядит так:Как известно, каждый, кто устраивается на работу, читает и подписывает должностную инструкцию.

Сейчас разберемся!Докладная записка: образец (незаполненный) выглядит так:Как известно, каждый, кто устраивается на работу, читает и подписывает должностную инструкцию. Если в процессе работы он не выполняет указанные в инструкции функции либо выполняет их не так, как надо, то это повод наказать его.

Это может быть все что угодно: регулярные опоздания, , неправильно оформленные документы…Любые действия, которые влекут за собой убытки, — наказуемы. Вы, как непосредственный руководитель, можете решить эти проблемы путем предупреждений или бесед. Но если разговоры не действуют, то сотрудника нужно наказывать.

Главное, делать это по закону.Как утверждают многие, докладная записка о нарушении трудовой дисциплины может служить лучшим средством для борьбы с опозданиями.Но как?

Ведь все решения о дисциплинарных взысканиях в компании принимает только ее высшее руководство.

Именно для того, чтобы уведомить начальство о проступке сотрудника, и пишется докладная записка, адресованная, допустим, генеральному директору фирмы.Кстати, докладную может написать не только вышестоящее лицо, но и любой сотрудник. Однако внутренние документы ряда фирм предусматривают строгий порядок подачи жалоб.

Согласно ему, рядовой сотрудник обязан не писать докладную, а пожаловаться непосредственному начальству.Как пишется докладная?

Специального формата этого документа в российском Трудовом кодексе нет. Однако в каждой организации могут быть внутренние документы, среди которых имеются и утвержденные шаблоны докладных.

Писать ее можно и на компьютере, и от руки.

Общие же правила составления официальных документов диктуют следующую форму написания.

Докладная на сотрудника, вернее, ее схема, выглядит так.

  • Внизу слева ставится дата написания документа.
  • Далее указывается, к чему привели действия сотрудника, какие последствия повлекли за собой его проступки.
  • Ниже по центру (с соблюдением отступа): название — докладная записка.
  • Завершается основной текст записки предложением о дисциплинарных мерах, которые, по мнению непосредственного руководителя, необходимо применить к проштрафившемуся сотруднику, чтобы ситуацию исправить.
  • Правый верхний угол: кому адресовано письмо (должность и Ф.И.О.).
  • Далее — основной текст послания. Здесь заявитель перечисляет перечень тех обязанностей сотрудника (со ссылкой на внутренние документы, к примеру правила внутреннего распорядка или должностную), которые он не выполнил.
  • Внизу справа — подпись.
  • Ниже: от кого (должность и Ф.И.О.).

При необходимости к докладной можно приложить некие доказательства вины работника, скажем фотографию рабочего стола, если он целый день не работает, а сидит в интернете.

Ссылки на такие приложения делаются в основном тексте записки.Например, ваш сотрудник неправильно оформил накладную на товар. В результате этого машину с продукцией, которая проехала какое-то количество километров и спалила какое-то количество бензина, представители заказчика отказались разгружать.

Исправленную версию заказчик отказался принимать в электронном виде, требуя оригинал.

Вам пришлось срочно переоформлять документы и отправлять курьера на легковой машине на склад заказчика.Директору ООО «Веселушка» Иванову С.П.от начальника производственного цеха ООО «Веселушка» Петрова И.П.докладная записка.Довожу до Вашего сведения, что работник производственного цеха Сидоров Л.Е.

неправильно оформил накладную на поставку товара (5 тонн) для компании «Потребитель нашей продукции». В результате неправильного оформления накладной заказчик отказался выгружать товар. Чтобы исправить ситуацию, пришлось задействовать автомобиль «Жигули» для передачи исправленной накладной заказчику.Последствиями такого халатного отношения сотрудника, выписывавшего накладную, стали простой автомобиля на складе; использование легкового автомобиля; повышенный расход ГСМ; испорченная репутация поставщика.За халатное отношение к работе прошу объявить Сидорову Л.Е.

выговор.ДатаПодписьВсе, докладная готова!

Что дальше? Если во внутренних документах фирмы есть указание на порядок согласования подобных документов, например их должны сначала рассмотреть и поставить резолюцию, допустим, директор по производству или служба безопасности, значит, вы, следуя указанной нормативом навигации, передаете документ в соответствующие подразделения.Если указания на порядок согласования нет, то идете с этой бумагой в приемную и отдаете секретарю, при этом он отмечает документ в списке входящих и присваивает ему номер.И что делать дальше? Ничего! Только ждать последствий (а они обязательно будут, ведь на официальную бумагу, которой является докладная записка, обязательно должен быть официальный же ответ).

Дисциплинарные меры воздействия обозначаются в приказе по организации. Но бывает и так, что изложенные факты потребуется проверить. Тогда приказ содержит информацию о мероприятиях, которые необходимы, чтобы подтвердить или опровергнуть указанные вами факты.

  • Докладная о хамском поведении.
  • Образец докладной записки о невыполнении работы.
  • Докладная о грубом нарушении должностных обязанностей.
  • Образец докладной записки о прогуле.
  • Образец записки об алкогольном опьянении.

Законы все время меняются, но Сашка Букашка поддерживает статью в актуальном состоянии.Подписывайтесь на нас в социальных сетях, чтобы не пропустить важное: Популярные материалы:24.01.201923.01.201921.01.2019

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.Е.В. Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо» Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий.

На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать. Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления.

С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению. Но написать их совсем непросто.

Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.

Для наглядности покажем основные отличия в таблице. Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка Суть записки

  1. информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
  2. содержит выводы и предложения составителя
  1. содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
  2. информирует о необходимости решения оперативных вопросов.

    При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;

Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.).

При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записки, ; Направленность Обращение к руководству:

  1. от работника к руководителю отдела;
  2. от руководителя филиала к руководителю головного подразделения
  3. от руководителя отдела к руководителю компании;

Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему Виды записок по назначению

  1. инициирующие принятие решения;
  2. отчетные
  3. чисто информативные;
  1. описывающие какое-либо событие
  2. объясняющие действия конкретного работника (подразделения);

Структура I раздел — изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания; II раздел — при необходимости — анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы; III раздел — описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять I раздел — изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию; II раздел — описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию.

Не содержит выводов и предложений Виды записок по степени доступности

  1. конфиденциальный документ
  2. открытый документ;

Примеры записок Предложение о премировании конкретного работника Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме № М-29) В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходов, например:

  1. служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременно;
  2. для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометра, .

    На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показаний;

  3. объяснительная записка может пригодиться:
  1. для получения вычета по НДФЛ на ребенка, если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ.

    Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычеты;

  2. для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документы.

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документа. Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа.

Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так. Утверждена приказом по ООО «Альфа» от 27.12.2011 № 123 .

4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные) . 4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

  1. заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
  2. дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
  3. отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
  4. наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;
  5. адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
  6. наименование структурного подразделения — составителя записки;
  7. подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).

4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе.

В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю.

(необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю.», «Прошу. (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)».

4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.

Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок. Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И.

Стасову Начальнику отдела кадров С.В. Климовой Причины, указанные в объяснительной, признать неуважительными. Применить дисциплинарное взыскание в форме замечания к Т.И.

Богдановой Главному бухгалтеру А.Д. Жаровой Принять меры к восстановлению ГТД

30.08.2012 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА от 30.08.2012 № 12 О причинах утраты оригинала ГТД Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 № 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа.

Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги.

Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира.

При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части. Бухгалтер Т.И. Богданова С документом ознакомлены: Начальник отдела кадров С.В. Климова 30.08.2012 Главный бухгалтер А.Д.

Жарова 30.08.2012 Бухгалтерия Начальнику технического отдела А.П.

Носову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 13.08.2012 № 25 О представлении показателей для премирования Прошу представить в срок до 16.08.2012 показатели, предусмотренные п. 4.5 Положения о премировании ООО «Альфа», для расчета премии специалистам технического отдела.

Главный бухгалтер А.Д. Жарова С документом ознакомлен: Начальник технического отдела А.П. Носов 13.08.2012 Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И.

Стасову Начальнику отдела кадров С.В. Климовой Подготовить проект приказа об отзыве из отпуска Жаровой А.Д.

с ее согласия 26.09.2012 ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА от 26.09.2012 № 28 О необходимости отзыва из отпуска Жаровой А.Д. В настоящее время проводится аудиторская проверка нашей компании по срочному спецзаданию наших учредителей.

В ходе работы появилась необходимость в разъяснениях структуры дебиторской задолженности по импортным контрактам с китайскими компаниями.

Поскольку учет этих контрактов ведет лично главный бухгалтер Жарова А.Д., только она обладает нужной информацией.

В связи с этим прошу отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Жарову А.Д. Заместитель главного бухгалтера Н.В. Потапова С документом ознакомлен: Начальник отдела кадров С.В.

Климова 26.09.2012 *** При написании записок помните, что они должны быть краткими (учитывая занятость адресата) и понятными. И если вы установите правила их оформления, то любой работник с этим легко справится.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+