Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как составляется электронная опись

Как составляется электронная опись

Бухучет инфо

В законодательстве нет унифицированной формы описи передаваемых документов. Однако в шаблон включают названия компаний, список бумаг и их количество. Так вы избежите споров, если какие-то бумаги потеряются. Отдельные правила действуют для документов для ИФНС.

Готовый образец 2021 года можно скачать по ссылке ниже. Унифицированной формы описи нет. Ее составляют в свободной форме.

Несмотря на то, что образец описи документов для передачи другой организации каждая компания составляет по своему шаблону, в нее обязательно включают следующие реквизиты:

  1. дата составления;
  2. должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за передачу документов;
  3. перечень передаваемых документов с указанием количества листов и экземпляров;
  4. должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за прием документа.
  5. наименование организации-отправителя документов;
  6. наименование организации-получателя;
  7. причина передачи документов;
  8. общее количество листов;

Дополнительно рекомендуем указать тип документа: оригинал или копия. Составляют опись в двух экземплярах: один экземпляр для отправителя, второй должен оставаться у адресата для учета переданных и полученных бумаг. Вам также может быть интересно, Передать документы и сведения при камеральной и выездной проверке можно:

  1. электронные — по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (для пояснений по НДС — единственный способ).
  2. на бумаге — лично или по почте заказным письмом;

Дополнительно к копиям оформите сопроводительное письмо, в котором укажите реквизиты требования, в ответ на которое передаете документы, его дату и номер.

Составьте опись документов, которая может быть частью письма или приложением к нему. Компании могут передавать друг другу документы по разным причинам.

Среди частым можно выделить три:

  1. передача бумаг контрагентам.
  2. передача документов в архив по истечению срока хранения дела (документа) или при ликвидации предприятия;
  3. запрос проверяющих органов;

Составление описи – не просто формальность делового документооборота. Основные его функции – систематизированный учет передаваемой информации и обеспечение сохранности документов. Это прямое подтверждение факта приема-передачи бумаг.

Также в дальнейшем составленная опись может помочь отследить движение переданного документа.

Можно классифицировать описи по следующим признакам:

  1. специфические формы, которые передаются в государственные органы. Например, акт приема-передачи документов налоговикам;
  2. описи документов временного хранения – сюда относятся документы, срок хранения которых составляет до 10 лет;
  3. описи документов постоянного хранения;
  4. описи личных дел работников.

Особую роль бланк описи документов имеет при направление бумаг в государственные органы. В этом случае, составление описи является обязательным моментом.

По материалам сайта glavbukh.ru Читайте также:

Как составить опись документов для налоговой или контрагента: правила и образец описи для передачи

20 августа 20 августа 2021 Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям Необходимость зафиксировать факт передачи того или иного документа может возникать во взаимоотношениях как с государственными органами, так и с контрагентами.

Когда речь идет о единичном документе, можно обойтись штампом о приеме на втором экземпляре. Но поступить так при передаче комплекта бумаг уже не получится. И в этом случае на выручку приходит опись.

Опись документов необходима для фиксации факта их передачи адресату, которым может быть как орган власти (ИФНС, суд и т.п.), так и контрагент по договору. К составлению описи обычно прибегают в ситуации, когда требуется передать не один документ (заявление, исковое, справку и т.п.), а некий комплект или набор документации.

При «удаленке» необходимо обмениваться электронными документами с сотрудниками и контрагентами Наибольшее распространение опись получила при работе с традиционными, бумажными документами.

Однако не исключено составление описи и при пересылке информации в электронном виде. Особенно если это происходит по обычной электронной почте. Единых законодательных требований к составлению описи документов не имеется.

Поэтому в зависимости от цели представления документации могут использоваться как унифицированные формы (к примеру, при отправке заказных писем), так и разработанные принимающей или передающей стороной самостоятельно.

В любом случае, опись должна содержать сведения о типе (наименовании, реквизитах) каждого из передаваемых документов (к примеру, договор купли-продажи № 1 или декларация по НДФЛ за 2021 год) и количестве экземпляров.

Дополнительно при необходимости может указываться и другая информация — о количестве листов каждого экземпляра документа, общем количестве листов всех документов, указанных в описи, адресатах, основаниях передачи и т.п.

При общении с налоговым органом составлять опись требуется только если документы передаются в классическом, бумажном виде.

Требований к форме такой описи законодательство не устанавливает.

Поэтому составить ее можно в произвольном виде.

Более того, опись можно оформлять как отдельный документ, так и включать в состав сопроводительного письма (п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС России ).

ВНИМАНИЕ При отправке документации в ИФНС в электронном виде опись составлять не нужно, т.к.

состав документов в этом случае фиксируется автоматически соответствующим ПО.

Что касается содержания описи, то в ней целесообразно отразить не только данные о передаваемых документах (дата, номер, наименование, количество листов и экземпляров), но и сведения, касающиеся оснований их передачи, а также отправителе и адресате.

Таким образом, данная опись будет дополнительно содержать реквизиты организации (ИП), передающей документы, а также номер и дату требования или иного документа от ИФНС, в связи с которым предоставляется документация, указанная в описи. Не лишним будет пронумеровать в описи представляемые документы, а не просто привести их перечень.

Не лишним будет пронумеровать в описи представляемые документы, а не просто привести их перечень. Такое оформление описи поможет в случае возникновения в дальнейшем каких-либо претензий со стороны ИФНС (или вопросов при рассмотрении спора в суде) быстро сориентироваться в составе переданных документов и оперативно представить нужные пояснения или возражения. При передаче документов в архив по каждому делу составляется внутренняя опись включенных в него документов.

Форма такой описи приведена в приложении № 27 к правилам, которые утверждены приказом Министерства культуры России . А порядок ее оформления достаточно детально описан в п. 3.6.17 Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02).

В частности, указано, что опись должна составляться на отдельном листе и подписываться составителем.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. А в конце описи должна быть итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. При этом конкретное содержание документов в «архивной» описи раскрывать не требуется.

Поскольку в дело помещаются документы одной разновидности, достаточно заголовка (наименования контрагента, ФИО работника и т.п.).

Каких-либо специальных правил оформления описи при передаче документов контрагенту законодатель не установил.

Поэтому если конкретная форма описи не согласована сторонами отдельно (к примеру, в качестве приложения к договору), то составлять ее можно в свободной форме. Главное требование — из описи должно быть понятно что, в каком количестве когда, в связи с чем, от кого и кому передано. Как и в случае с «налоговой» описью, помимо собственно реквизитов передаваемой документации стоит дополнить опись данными об основаниях передачи (к примеру, сделать ссылку на пункт договора или на переписку), а также указанием на передающую и получающую сторону.

Для заверения описи надо указать ФИО, должность, проставить подпись составителя и дату составления. Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Форма описи документов, которая применяется при отправке регистрируемых почтовых отправлений с объявленной ценностью, приведена в приложении № 26 к порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв. приказ ФГУП «Почта России» от 07.03.19 № 98-п).

Как гласит п. 6.1.1.1 порядка, при пересылке документов в описи по ф. 107 указывается их наименование и при необходимости реквизиты, а также количество листов в каждом из документов. Далее каждому документу нужно присвоить сумму оценки в полных рублях (т.е.

минимум 1 руб.). После чего выводится общий итог как количества пересылаемых листов, так и суммы оценки.

ВАЖНО Опись по ф. 107 заполняется в 2 экземплярах, каждый из которых подписывается отправителем.

Если количество пересылаемых документов таково, что строк бланка описи не хватает, то необходимо использовать дополнительные бланки.

При этом на первом делается пометка «лист 1», на втором — «лист 2» и т.д. Соответственно, итог по количеству листов и сумме оценки подводится только на последнем из листов описи. А вот подпись отправителя должна быть на каждом из них.

СПРАВКА На официальном сайте Почты России можно . Образец передаточной описи в 2021 году ООО «Лабиринт-2019» 21 июля 2021 года №020-17/ДКПН Директору На №________от________ ООО «Новость» Балабанову О.И.

Уважаемый, Олег Игоревич, в соответствии с п.

2.1.4 Договора купли-продажи недвижимости б/н от 10.07.2021 настоящим направляем в Ваш адрес следующие документы:

  • Выписка из домовой книги от 07.07.2021 — на 1 л.
  • Экспликация и поэтажный план на Помещение — на 3 л.
  • Копия ФЛС от 07.07.20 — на 1 л.
  • Копия решения Арбитражного Суда Поволжского округа от 01.02.2013 по делу № Ф04-258/2010 с отметкой о вступлении в законную силу — на 8 л.

Всего документов на 13 листах. Юрисконсульт Назаров П. И. Назаров Резюмируем.

Составление описи передаваемых документов не потребует больших затрат времени — ведь в большинстве случаев опись может составляться в произвольной форме.

Но даже такая опись способна защитить организацию или предпринимателя от возможных претензий со стороны госорганов или контрагентов.

Заказать электронную подпись для дистанционной подачи документов в суд 5 789 5 789 5 789 5 789Популярное за неделю29 40554 526105 5215 944188 796

Как правильно составить опись передаваемых документов

25 Июля 2021 в 10:07 Опись документов — это список, сопровождающий любую передачу документации: как внутри организации, так и за ее пределы.

Именно она позволяет отслеживать движение документации, организовывать делопроизводство и контролировать ее местонахождение. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

  1. оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.
  2. отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  1. Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.
  2. наименование организации, откуда исходит документация;
  3. порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
  4. дата составления перечня;
  5. общее количество листов для передачи;
  6. наименование организации, куда передается пакет;

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой. Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней.

Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

  1. к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.
  2. к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

  1. уставная документация.
  2. кадровые бумаги;
  3. бухгалтерская отчетность;

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации. Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании.

Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

  1. заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
  2. примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
  3. индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
  4. дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.
  5. номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
  6. дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
  7. порядковый номер бумаги;
  8. итоговое количество листов в передаваемом деле;

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов: Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

  1. крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;
  2. срок хранения.

Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону. Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения.

Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения».

Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Штраф за несдачу СЗВ-М — 500 руб.

за каждого человека, в чьих данных обнаружена ошибка. 29 Сентября 2021 в 15:45 Какие надо сдавать отчеты, если уволился сотрудник:

  1. СЗВ-М;
  2. СЗВ-Стаж;
  3. СЗВ-ТД.
  4. РСВ (раздел 3);

Для некоторых категорий работников этот перечень может быть расширен. Часть форм выдается сотруднику на руки, другая сдается в ПФР.

29 Сентября 2021 в 15:45 Заключение гражданско-правового договора с физическим лицом — это подписание соглашения о выполнении работ и оказании услуг. Взаимодействие сторон регулируется Гражданским кодексом. Трудовые отношения между заказчиком и исполнителем не возникают.

25 Сентября 2021 в 17:14 Запрос документов у работодателя — это официальное обращение с просьбой предоставить бумаги, связанные с трудовой деятельностью. Требовать выдачу копий или оригиналов каких-либо актов вправе любой работник, в том числе бывший. Сведения предоставят и новому работодателю сотрудника, но при выполнении определенных условий.

27 Августа 2021 в 14:09 Отношения, которые регулирует коллективный договор, — это:

  1. выплаты материальной помощи;
  2. оплата питания, обучения, пособия при увольнении и другие условия, как в сфере трудовых взаимоотношений, так и в иных ситуациях, касающихся интересов сотрудников и защиты их прав.
  3. условия труда и компенсации за вредность;
  4. социальные гарантии;

25 Августа 2021 в 13:10 29 Сентября 2021 28 Сентября 2021 22 Сентября 2021 22 Сентября 2021 21 Сентября 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Рубрики

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях. Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

  1. в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).
  2. в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов. К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе.

Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия. Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив.

В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.

Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы). Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).

На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях.

В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года. При этом допускается использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д.

Для определения сроков хранения используют:

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
  2. номенклатуру дел за соответствующий год;
  3. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011) (если в организации образуются документы технического направления);
  4. ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности).

Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2013 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2010 г. и в более поздний период. Документы за 2009 г.

и предыдущие годы будут считаться задолженностью. В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче. Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения (см.

выше). При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются.

В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел. Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).

Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

  1. срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).
  2. порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;
  3. крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);
  4. количество листов в деле;
  5. индекс дела по номенклатуре;
  6. заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;

Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п. Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.

Рекомендуем прочесть:  Второй раз поймали пьяным

Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером.

Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии. Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.

Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности. Например, для номера описи 02сп-10: 02 – принятый номер отдела в организации; сп – префикс, обозначает «структурное подразделение»; 10 – количество документов за определенный год, включенных в опись. Пример 1 Опись дел структурного подразделения Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок» (ООО «Хлопок») Отдел обеспечения УТВЕРЖДАЮ Начальник отдела обеспечения Комкова А.П.

Комкова (подпись) (расшифровка) 14.02.2013 ОПИСЬ № 02сп-10 № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Количе- ство листов Срок хранения Примечание 1 2 3 4 5 6 7 1 02-19 Лицевые счета по заработной плате работников Общества за 2010 г. «Авд-Дем» Январь–декабрь 2010 г. 222 75 лет ЭПК 2 02-19 То же, «Дон-Зык» Январь–декабрь 2010 г.

222 75 лет ЭПК 2 02-19 То же, «Дон-Зык» Январь–декабрь 2010 г. 248 75 лет ЭПК 2 а 02-19 То же, «Ике-Каи» Январь–декабрь 2010 г. 215 75 лет ЭПК 3 02-19 То же, «Кир-Куз» Январь–декабрь 2010 г.

231 75 лет ЭПК 4 02-19 То же, «Лео-Пик» Январь–декабрь 2010 г.

238 75 лет ЭПК 7 02-19 То же, «Сты-Ящи» Январь–декабрь 2010 г. 210 75 лет ЭПК В данную опись внесено 6 (шесть) ед. хр. (цифрами и прописью) с № 1 по № 7 , в том числе: литерные номера: 2а_______________________________________________ пропущенные номера: _5, 6_____________________________________________ Старший бухгалтер Непоседова Д.А.

Непоседова (подпись) (расшифровка) 09.02.2013 СОГЛАСОВАНО Начальник канцелярии Гиляровская Л.Е.

Гиляровская (подпись) (расшифровка) 13.02.2013 Передал 6 (шесть)___________________________________ ед.

хр. (цифрами и прописью) и нет____________ (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам Старший бухгалтер Непоседова Д.А.

Непоседова (подпись) (расшифровка) 13.02.2013 Принял 6 (шесть)_________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) и нет______________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Ведущий специалист Рыжова Я.П. Рыжова (подпись) (расшифровка) 13.02.2013 На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов.

Рыжова (подпись) (расшифровка) 13.02.2013 На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел. В опись постоянного хранения включают в порядке валовой нумерации дела постоянного срока хранения.

Также в нее может войти часть документов с отметкой «ЭПК». Если в перечне документов срок указан с добавлением «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов дела может иметь историческое или практическое значение. Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год.

В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (в Примере 2 – № 86 а).

В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце. Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).

Для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного органа.

Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см. Пример 2) аналогичен изложенному выше порядку по составлению описи структурного подразделения (сдаточной описи дел в архив).

Обычно в организации при обработке документов первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер. Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в Примере 2 рассмотрен 2010 г.).

В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел. К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п.

Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив. Для удобства использования к описи составляют оглавление, при необходимости — список сокращений (при их наличии). Согласно нормативным требованиям организации – источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров).

Согласно нормативным требованиям организации – источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров). Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:

  1. представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
  2. рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
  3. утверждает руководитель организации.
  4. опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;

Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками. К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись. Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку. Пример 2 Опись дел постоянного хранения Открытое акционерное общество «Каска» (ОАО «Каска») Фонд № 1132 ОПИСЬ № 1 дел постоянного хранения за 2010 год УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Каска» _Копылов_ Н.С.

Копылов 30.01.2013 № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Количе- ство листов Примечание 1 2 3 4 5 6 Секретарь 86 01-04 Приказы № 1-168 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г. и документы к ним 25 января – 22 декабря 2010 г.

192 Связка № 12 86 а 01-05 Распоряжения № 1-79 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г.

11 февраля – 30 декабря 2010 г.

91 Финансово-экономический отдел 87 02-03 Штатное расписание Общества на 2010 г. и изменения к нему 2010 г. 25 88 02-11 Годовой бухгалтерский отчет Общества за 2010 г.

2010 г. 125 В данный раздел описи внесено 4 (четыре) ед. хр., (цифрами и прописью) с № 86 по № 88, в том числе: литерные номера: 86 а пропущенные номера: нет Архивист Корейко Ю.Н.

Корейко 16.01.2013 Ведущий специалист общего отдела Мембрана Т.В.

Мембрана 16.01.2013 СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ОАО «Каска» от 22.01.2013 № 1 Если в деятельности организации образовываются документы временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись.

Форма этой описи весьма близка к приведенной для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок хранения».

Правила составления и утверждения аналогичны.

Для описи дел по личному составу существует установленная форма (Пример 3).

Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации — источники комплектования распечатывают три экземпляра описи. Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образовывающиеся в деятельности организаций:

  1. приказы и распоряжения по личному составу;
  2. лицевые счета работников по заработной плате;
  3. документы о проведении служебных проверок;
  4. личные дела и личные карточки;
  5. документы о награждении;
  6. протоколы заседания комиссий по кадровым вопросам (о проведении аттестации, присвоении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и т.п.);
  7. акты о несчастных случаях.
  8. списки личного состава;

При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например опись личных дел.

При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.

Пример 3 Опись дел по личному составу Открытое акционерное общество «Каска» (ОАО «Каска») Фонд № 1132 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Каска» _Копылов_ Н.С.

Копылов 30.01.2013 Опись № 2 дел по личному составу за 2010 год № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол-во листов Приме-чание 1 2 3 4 5 6 61 05-06 Приказы № 01-к–82-к генерального директора по личному составу за 2010 г.

(прием, перемещение, поощрение, увольнение) 09 января – 26 июля 2010 г.

149 Связка № 8 62 05-28 Личные карточки работников, уволенных в 2010 г. 2010 г. 80 63 04-26 Акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним за 2010 г.

(приказы, протоколы, объяснительные и др.) 06 августа – 02 октября 2010 г.

86 Личные дела работников, уволенных в 2010 г. 64 05-27 Афиногенов Николай Григорьевич 10 октября 2005 г. – 04 сентября 2010 г. 25 65 05-27 Смирнова Татьяна Викторовна 29 декабря 2009 г.

– 23 марта 2010 г. 18 В данный раздел описи внесено 5 (пять) ед.

хр., с № 61 по № 65, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Архивист Корейко Ю.Н. Корейко 16.01.2013 Начальник отдела кадров Корягина А.Ю.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+