Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Порядок разработки должностных инструкций

Порядок разработки должностных инструкций

Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию

Вы здесь Опубликовано 2009-01-28 18:18 пользователем HRTrud «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 11 В статье разъясняется, к каким видам документов относятся должностные инструкции, кем они утверждаются, согласовываются, где фиксируется подпись об ознакомлении.

Подробно разбирается, на каких нормативных актах базируется содержание инструкции, даются рекомендации по составлению пакета должностных инструкций организации. Что такое должностная инструкция? Должностная инструкция — это документ, который входит в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утв.

Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от 23.04.2009; далее — ОКУД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Должностная инструкция относится к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации (код 02), подклассу

«Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия»

(код 52), ее регистрационный номер — 051, контрольное число в ОКУД — 9.

В Письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6

«О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»

сказано, что несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Принято считать, что должностная инструкция носит обезличенный характер и определяет функцию, а не человека. Это, разумеется, так, а в том случае, когда речь идет о государственном служащем, такой подход вообще не должен допускать никаких исключений.

Но надо понимать, что на коммерческом предприятии должностная инструкция пишется и для удобства работника и работодателя. Нанимая на должность нового человека, у которого больше опыта и знаний, чем у прежнего специалиста, назначая ему выше заработную плату, неужели работодатель не намерен воспользоваться этими преимуществами работника и добавить ему должностных обязанностей по сравнению с предыдущим сотрудником, повысить уровень ответственности? Так почему бы и не отразить это в должностной инструкции?

Так что, хоть и обезличенная, должностная инструкция вполне может быть написана под конкретного человека.

Кто разрабатывает, кто утверждает Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ. Для того чтобы правильно составить пакет должностных инструкций, кадровые службы предприятия могут обратиться как к рекомендациям специалистов, так и к нормативным актам.

Нет, никто не контролирует, как коммерческие организации составляют свои инструкции, но ведь существует опыт государственных служб. Так, можно изучить Письмо Минтруда России от 13.03.1996 N 482-ВК

«Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти»

, Приказ ФТС России от 03.12.2004 N 355 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции должностного лица таможенного органа Российской Федерации», Приказ Госнаркоконтроля России от 25.11.2003 N 235 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника органа по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ».

Руководитель федерального органа исполнительной власти утверждает должностные инструкции (должностные обязанности) для своих заместителей и для руководителей структурных подразделений, а по остальным государственным должностям — типовые. На основании типовых должностных инструкций руководитель структурного подразделения утверждает должностные инструкции по конкретным государственным должностям в подразделении. В Госнаркоконтроле России расписали четкую схему полномочий по разработке, согласованию и утверждению должностных инструкций (табл.

1). Кадровая служба коммерческой организации сможет составить по аналогии собственный локальный акт о распределении полномочий по разработке и утверждению должностных инструкций.

Такой документ надо будет утвердить приказом. Если такой разветвленной структуры не предполагается, то всю информацию о порядке утверждения инструкций можно поместить непосредственно в приказ.

Таблица 1 Распределение полномочий руководящего состава органов Госнаркоконтроля по организации разработки, согласованию и утверждению должностных инструкций Наименование должности Организуют разработку должностных инструкций Согласовывают должностные инструкции Утверждают должностные инструкции 1 2 3 4 Первый заместитель (заместитель) председателя Госнаркоконтроля России Начальник главного организационно — аналитического управления Госнаркоконтроля России Начальник правового управления Госнаркоконтроля России Председатель Госнаркоконтроля России Начальник территориального органа, организации, подразделения Госнаркоконтроля России Начальник главного организационно — аналитического управления Госнаркоконтроля России Начальник правового управления, начальник управления кадров Госнаркоконтроля России Заместитель председателя Госнаркоконтроля России в соответствии с распределением обязанностей Примерный образец Общество с ограниченной ответственностью «Кадровик» Приказ о порядке разработки, согласования и утверждения должностных инструкций Москва N 23 01.11.2009 Приказываю: 1.

Таблица 1 Распределение полномочий руководящего состава органов Госнаркоконтроля по организации разработки, согласованию и утверждению должностных инструкций Наименование должности Организуют разработку должностных инструкций Согласовывают должностные инструкции Утверждают должностные инструкции 1 2 3 4 Первый заместитель (заместитель) председателя Госнаркоконтроля России Начальник главного организационно — аналитического управления Госнаркоконтроля России Начальник правового управления Госнаркоконтроля России Председатель Госнаркоконтроля России Начальник территориального органа, организации, подразделения Госнаркоконтроля России Начальник главного организационно — аналитического управления Госнаркоконтроля России Начальник правового управления, начальник управления кадров Госнаркоконтроля России Заместитель председателя Госнаркоконтроля России в соответствии с распределением обязанностей Примерный образец Общество с ограниченной ответственностью «Кадровик» Приказ о порядке разработки, согласования и утверждения должностных инструкций Москва N 23 01.11.2009 Приказываю: 1. Кадровой службе ООО «Кадровик» составить общую схему должностных инструкций сотрудников организации. Срок — до 10.11.2009. Ответственный — Крюков Р.А.

2. Начальникам отделов и цехов поручить компетентным сотрудникам разработать по схеме должностные инструкции для каждого сотрудника своего отдела в соответствии со штатным расписанием. Срок — до 25.11.2009. Ответственные: Зарубин О.О., Сапармурдинов К.Ч., Некорчевый Н.Г., Лещенко П.К.

3. Юридической службе ООО «Кадровик» обеспечить соответствие должностных инструкций требованиям российского законодательства. Ответственный — Зимко У.Ю. 4. Начальнику отдела по охране труда обеспечить соответствие должностных инструкций работников ООО «Кадровик» требованиям по охране труда. Ответственный — Шурочкина А.Я.
Ответственный — Шурочкина А.Я. 5. После согласования должностных инструкций с юридической службой и отделом по охране труда начальникам отделов подписать инструкции и передать в секретариат на утверждение генеральным директором.

Срок — до 05.12.2009. Ответственный — секретарь Воронина О.Л. Генеральный директор Гнедых А.Р.

Гнедых С приказом ознакомлены.

Копия получена для хранения и использования на рабочем месте.

Инспектор отдела кадров Крюков Р.А. Крюков 01.11.2009 Начальник отдела по закупкам Зарубин О.О. Зарубин 02.11.2009 Начальник цеха N 1 Сапармурдинов К.Ч.

Сапармурдинов 01.11.2009 Начальник цеха N 2 Некорчевый Н.Г. Некорчевый 02.11.2009 Начальник транспортного отдела Лещенко П.К.

Лещенко 02.11.2009 Начальник юридической службы Зимко У.Ю. Зимко 01.11.2009 Начальник отдела по охране труда Шурочкина А.Я.

Шурочкина 01.11.2009 Секретарь Воронина О.Л. Воронина 01.11.2009 Еще более подробно этот вопрос регламентирован в таможенных органах (Типовой порядок разработки, согласования и утверждения должностной инструкции). Что можно посоветовать разработчикам? Кадровая служба предприятия должна составить основу должностных инструкций, схему их содержания.
Кадровая служба предприятия должна составить основу должностных инструкций, схему их содержания. Разработка поручается руководителям структурных подразделений.

За конкретным наполнением необходимо обратиться сначала к квалификационным требованиям по специальности, для которой разрабатывается конкретная инструкция, а затем к профессионалам, ранее работавшим на этом месте либо непосредственно руководящим специалистами на такой должности, ведь если они подскажут, какие функции у водителя, курьера, продавца на данном месте, в этой организации, то должностная инструкция принесет реальную пользу. Неплохо включить в процесс согласование инструкций с правовой службой организации, корпоративным юристом. Утверждать эти инструкции будет то лицо, которое на это уполномочено своим трудовым договором и своей должностной инструкцией.

Чаще всего утверждает должностные инструкции руководитель предприятия, но такие функции могут быть переданы также и руководителю кадровой службы.

Должностные инструкции руководителей структурных подразделений разрабатываются непосредственно под контролем руководителя организации, утверждаются им же. Содержание должностной инструкции Реквизиты Титульный лист должностной инструкции должен содержать следующие реквизиты: — наименование организации; — наименование документа; — дата; — место разработки; — гриф утверждения; — виза согласования (если согласование предусмотрено); — подпись руководителя структурного подразделения; — расписка работника, подтверждающая ознакомление с инструкцией.

Содержание должностной инструкции Реквизиты Титульный лист должностной инструкции должен содержать следующие реквизиты: — наименование организации; — наименование документа; — дата; — место разработки; — гриф утверждения; — виза согласования (если согласование предусмотрено); — подпись руководителя структурного подразделения; — расписка работника, подтверждающая ознакомление с инструкцией.

Название документа согласовывается с наименованием должности в родительном падеже (должностная инструкция (кого?) водителя). Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу и состоит из слова «Утверждаю» (кавычки не ставятся), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова «Утверждено» (кавычки не ставятся), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Разумно также согласовать инструкции с начальником отдела охраны труда, если таковой действует на предприятии, либо с сотрудником, отвечающим за соблюдение требований охраны труда. Лист ознакомления является частью должностной инструкции, рассчитывается на количество работников, до сведения которых будет доводиться данная должностная инструкция в течение времени ее действия.

На обороте последнего листа делают запись:

«В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ___ листов»

(количество прописью). Запись подписывает руководитель учреждения или лицо, им уполномоченное, с указанием даты. Примерный образец Согласовано Утверждаю 12.11.2009 Генеральный директор Начальник юридической службы Лямкин П.Д.

Лямкин Евсеев Н.Н. Евсеев Согласовано 12.11.2009 Начальник отдела охраны труда Ткаченко Ю.А.

Ткаченко 15.11.2009 Общество с ограниченной ответственностью «Транспортер» Должностная инструкция водителя Разработано 10.11.2009 Отдел перевозок ООО «Транспортер» г. Москва Текст инструкции Начальник отдела перевозок Чижик А.Я. Чижик Расписка работника, в случае если подписывается сама инструкция, располагается после подписи руководителя структурного подразделения в следующем виде: С должностной инструкцией ознакомлен, Подпись Расшифровка экземпляр получил.
Чижик Расписка работника, в случае если подписывается сама инструкция, располагается после подписи руководителя структурного подразделения в следующем виде: С должностной инструкцией ознакомлен, Подпись Расшифровка экземпляр получил.

работника подписи Дата В крупных организациях предпочитают составлять лист ознакомления с должностными инструкциями. Примерный образец Лист ознакомления с должностной инструкцией водителя N п/п Фамилия, имя, отчество работника Дата и номер приказа о приеме на работу Должность Дата ознакомления и получения копии инструкции Личная подпись 1 Горотеньков Иван Алексеевич Приказ от 10.10.2009 N 18 Водитель 10.10.2009 Горотеньков 2 Фонарев Евгений Аполлинариевич Приказ от 12.10.2009 N 19 Водитель 13.10.2009 Фонарев Структура Должностная инструкция состоит из нескольких разделов.

1. Общие положения. 2. Функции работника. 3. Должностные обязанности. 4. Права и полномочия. 5. Ответственность.

Некоторые специалисты по кадровому делопроизводству считают необходимым выделить еще и раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» [1]. Раздел «Общие положения». В разделе «Общие положения» указывают: — наименование должности в соответствии со штатным расписанием; — название структурного подразделения, в котором сотрудник будет исполнять свои обязанности; — подчиненность работника; — перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются); — порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника; — уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей; — требования к стажу работы по специальности; — квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей; — организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия. Словарь кадрового делопроизводства.

Требования к персоналу — качественные характеристики, которыми должен обладать «идеальный» сотрудник на определенном рабочем месте или в определенной должности. Требования к персоналу включаются в должностные инструкции, квалификационные карты, карты компетенции и в другие документы.

Квалификационная характеристика — краткое изложение требований к знаниям, умениям и навыкам, а также прав и обязанностей, предъявляемых к различным специальностям в организации.

Давайте поговорим подробнее о некоторых из вышеперечисленных пунктов. Совпадение наименования должности, на которую принимается работник, в штатном расписании, его трудовой книжке, трудовом договоре, приказе о приеме на работу и должностной инструкции — необходимое требование, иначе теряется смысл самой инструкции. Приняли на работу экспедитора, а расписался он, что ознакомлен с должностными обязанностями водителя.

Ну и что? Да, ознакомился интереса ради, раз уж ему дали документ на прочтение, подтверждает это ознакомление, в чем и расписывается.

Разве эта подпись работника будет налагать на него должностные обязанности в соответствии с инструкцией, если он принят по трудовому договору на должность экспедитора? Нет, не будет. Название структурного подразделения необходимо в том случае, если работа в конкретном подразделении подразумевает хоть какую-то специфику. И эту специфику надо указать в должностной инструкции.

Подчиненность работника определить в инструкции очень важно. Несмотря на то что в иерархической системе предприятия у работника может быть много вышестоящих руководителей, ему надо знать своего непосредственного начальника. Отсутствие такого указания в инструкции приводит к тому, что работник начинает либо подчиняться всем подряд распоряжениям вышестоящих, в том числе противоречивым, либо самостоятельно выбирать самые приятные распоряжения.

То же относится к указанию должностей работников и подразделений, которые, напротив, должны подчиняться сотруднику, которому предназначена должностная инструкция. Уровень образования и квалификационные требования традиционно включаются в любую должностную инструкцию. Эти пункты совершенно очевидно предназначаются не для работника, а для того, кто его нанимает.

Потому что, узнав, что его уровень образования не совпадает с тем уровнем, который указан в должностной инструкции, работник не обязан предпринимать какие-либо действия.

Он ведь не принимает на себя обязательств получить высшее образование, если его уже приняли на работу со средним специальным, но в должностной инструкции указано высшее.

Или у работника высшее техническое образование, а в инструкции прописано высшее гуманитарное. Приходится признать, что эта часть должностной инструкции предназначена для кадровых служб, руководителей и на нее следует ориентироваться при приеме на работу, а не после подписания приказа.

При проведении аттестации может возникнуть проблема, причем при неудачном ее прохождении из-за уровня образования, не совпадающего с указанным в инструкции, у работника будут все основания обратиться в суд. Хотелось бы порекомендовать работодателю либо жестко придерживаться им самим установленных требований, либо, принимая нового, перспективного сотрудника, озаботиться тем, чтобы его уровень образования соответствовал тому, который записан в должностной инструкции, например, провести обучение за счет работодателя. Для правильной формулировки квалификационных требований пользуются двумя постоянно дополняемыми документами.

Это Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (состоит из тарифно-квалификационных характеристик, содержащих характеристики основных видов работ по профессиям рабочих в зависимости от их сложности и соответствующих им тарифных разрядов, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих) (ЕТКС); а также Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих). Разряды работ в ЕТКС установлены по их сложности без учета условий труда (за исключением экстремальных случаев, влияющих на уровень сложности труда и повышающих требования к квалификации исполнителя).

Тарифно-квалификационные характеристики каждой профессии имеют два раздела.

Раздел «Характеристика работ» содержит описание работ, которые должен уметь выполнять рабочий.

Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к рабочему в отношении специальных знаний, а также знаний положений, инструкций и других руководящих документов, методов и средств, которые рабочий должен применять.

В тарифно-квалификационных характеристиках приводится перечень работ, наиболее типичных для данного разряда профессии рабочего. Этот перечень не исчерпывает всех работ, которые может и должен выполнять рабочий. Работодатель может разрабатывать и утверждать с учетом мнения выборного профсоюзного органа или иного представительного органа работников дополнительный перечень работ, соответствующих по сложности их выполнения тем, которые содержатся в тарифно-квалификационных характеристиках профессий рабочих соответствующих разрядов.

Кроме работ, предусмотренных в разделе «Характеристика работ», рабочий должен выполнять работы по приемке и сдаче смены, уборке рабочего места, приспособлений, инструмента, а также содержанию их в надлежащем состоянии, чистке оборудования, ведению установленной технической документации. Наряду с требованиями к теоретическим и практическим знаниям, содержащимся в разделе «Должен знать», рабочий должен знать: правила по охране труда, производственной санитарии и противопожарной безопасности; правила пользования средствами индивидуальной защиты; требования, предъявляемые к качеству выполняемых работ (услуг), к рациональной организации труда на рабочем месте; сортамент и маркировку применяемых материалов, нормы расхода горюче-смазочных материалов; правила перемещения и складирования грузов; виды брака и способы его предупреждения и устранения; производственную сигнализацию. Рабочий более высокой квалификации помимо работ, перечисленных в его тарифно-квалификационной характеристике, должен уметь выполнять работы, предусмотренные тарифно-квалификационными характеристиками рабочих более низкой квалификации, а также руководить рабочими более низких разрядов этой же профессии.

В связи с этим работы, приведенные в тарифно-квалификационных характеристиках более низких разрядов, в характеристиках более высоких разрядов, как правило, не приводятся.

Квалификационная характеристика каждой должности руководителя имеет три раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации». Помимо квалификационных требований как таковых существуют еще квалификационные требования к стажу.

Так, Указ Президента РФ от 27.09.2005 N 1131

«О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих»

(ред.

от 26.07.2008) перечисляет следующие требования к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для замещения: — высших должностей федеральной государственной гражданской службы — не менее шести лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее семи лет стажа работы по специальности; — главных должностей федеральной государственной гражданской службы — не менее четырех лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее пяти лет стажа работы по специальности; — ведущих должностей федеральной государственной гражданской службы — не менее двух лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее четырех лет стажа работы по специальности; — старших и младших должностей федеральной государственной гражданской службы — без предъявления требований к стажу.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.

Раздел «Функции». Это именно тот раздел должностной инструкции, который следует заполнять, ориентируясь на конкретную должность на конкретном предприятии.

Можно взять основу из типовой инструкции, но главное — обращать внимание на те действия, которые работник будет совершать как постоянно, так и эпизодически, поскольку именно для этого работника и взяли.

Если работник не будет справляться, то ссылаться будет необходимо опять-таки на этот раздел инструкции.

Раздел «Обязанности». Иногда этот раздел объединяют с разделом «Функции», что вполне понятно.

Если же работодатель счел нужным написать отдельный раздел, то здесь он определит порядок исполнения функций, видов работ, отдельных, в том числе разовых, поручений, а также этические профессиональные нормы, обязательные для исполнения в ходе трудовой деятельности. Правительство РФ принимает типовые кодексы профессиональной этики для различных отраслей деятельности.

Свой кодекс корпоративной этики может быть принят в организации как локальный акт, если только для этого вида деятельности не принят специальный порядок утверждения подобных документов.

Раздел «Права и полномочия». В этом разделе перечислены права работника, а также полномочия в рамках этой должности. Поскольку большая часть прав работников унифицирована и подробно расписана в Трудовом кодексе, то в этом разделе инструкции имеет смысл указать только специфические права, принадлежащие только работнику, занимающему эту должность.

Так, например, в Должностной инструкции водителя троллейбуса, утвержденной Распоряжением Минтранса России от 08.10.2003 N АК-25-р, перечислены следующие права: ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Водитель троллейбуса имеет право: │ │ 1. Отказаться от выезда из депо или приемки троллейбуса на линии, │ │ если его техническое состояние не соответствует правилам технической │ │ эксплуатации троллейбуса.

│ │ 2. Ограничивать вход пассажиров в троллейбус в зависимости от │ │ наполнения троллейбуса. │ │ 3. При ухудшении условий движения (туман, дождь, снегопад, гололед) │ │ ставить вопрос перед старшим (центральным) диспетчером об изменении │ │ режима движения.

│ │ 4. Прекратить движение в случаях, предусмотренных правилами │ │ дорожного движения.

│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Это всего 4 пункта, в то время как раздел «Обязанности» включает 51 пункт, с подробными разъяснениями в каждом пункте. И это правильно, переписывать ТК РФ в должностной инструкции вовсе не рекомендуется.

Раздел «Ответственность». В настоящем разделе уместно определить меру ответственности работника перед организацией, в том числе материальную. Если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, то здесь содержится указание на это. Раздел «Взаимосвязи». Если работодатель считает важным урегулировать процесс взаимодействия сотрудника с другими отделами, а может быть, и со сторонними организациями, то порядок и условия можно вынести в отдельный раздел.

Как оформить изменение Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника.

И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

Литература 1. Санкина Л.В. Правила составления и оформления должностных инструкций // Справочник кадровика. 2008. N 2. 2. Пустозерова В.М. Кадровые документы торгового предприятия.

М.: Бюро печати, 2006. 3. Усманова Н.Р.

Должностные инструкции руководителей, специалистов, технических исполнителей основного штатного состава.

М.: Приор, 2000. В.Пустозерова Юрист, заместитель главного редактора, эксперт журнала «Кадровик» Подписано в печать 12.10.2009 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Кто разрабатывает должностные инструкции в организации?

22 сентября 2021Законодательством предусмотрено, что трудовой договор должен содержать должностные обязанности подчиненного, границы его ответственности и гарантируемые ему права.

Из этого следует, что наличие в хозсубъекте должностной инструкции необязательно.

Однако, каждое изменение функционала работника будет сопровождаться заключением с ним допосглашения, что не всегда удобно. Для упрощения делопроизводства управленцу стоит позаботиться о разработке должностных инструкций.Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, определяющий положение отдельной штатной единицы в структурном подразделении хозсубъекта.Она является эффективным управленческим инструментом, решающим разноплановые задачи.

Так, на указанные в ней положения управленец ссылается в случае привлечения подчиненного к дисциплинарной ответственности (в частности, при расторжении рабочих отношений согласно п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).Штатная единица же заинтересована в наличии четкого перечня требований, предъявляемых к ней, вверяемого ей фронта работы, границ ответственности, а также своих полномочий и прав.Таким образом, должностная инструкция разрабатывается для:

  1. стимулирования решения задач.
  2. разграничения обязанностей и прав работников;
  3. документальной фиксации квалификационных требований к соискателю на трудоустройство;
  4. обеспечение равномерной нагрузки на коллектив;
  5. оценивания работы отдельного подчиненного;
  6. предотвращения дублирования функционала различных штатных единиц и установления нормальной рабочей атмосферы в коллективе, снижения риска возникновения конфликтов;
  7. определения взаимосвязи между отдельными должностями;
  8. четкого закрепления за работником определенных обязанностей, определения его прав и видов ответственности;

Она действует бессрочно.

После ее морального устаревания разрабатывается другой документ.Базисом для разработки документа, зачастую, являются:

  1. локальное положение об организационной структуре хозсубъекта;
  2. действующие трудовые нормативы;
  3. классификатор управленческих функций;
  4. итоги анкетирования и других видов опросов коллектива.
  5. Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее – Справочник);

Первое, на что следует обратить внимание, разбираясь в том, кто разрабатывает должностные инструкции в организации, это отсутствие законодательно регламентированного механизма их формирования и каких-либо требований к сути.

То есть содержание документа, а также ответственное за его формирование лицо, определяются ЛНА субъекта и административными распоряжениями.Именно управленец своим распоряжением поручает разработку инструкции отдельным членам коллектива, на которых, в дальнейшем, также возлагает обязанность вносить в нее корректировки.Кадровая практика демонстрирует, что наиболее результативной является совместная разработка документа несколькими членами коллектива, а не одним сотрудником.

Это объясняется тем, что итоговый документ, над которым работал один специалист (из отдела кадров, бухгалтерии или менеджмента), как правило, не учитывает реального положения дел и не является рабочей.В подобную рабочую группу могут входить:

  1. штатный юрист, проверяющий положения составленного документа на соответствие законодательным положениям;
  2. кадровик, руководящий решением методических вопросов;
  3. директор, утверждающий подготовленную инструкцию.
  4. руководитель отдела, определяющий круг полномочий и обязанностей подчиненного, для должности которого составляется инструкция;

Так, хорошее знание специфики деятельности отдела или подразделения – важное условие составления функциональной инструкции.

Поэтому участие руководства отдела обязательно.Без методических рекомендаций, даваемых сотрудником кадровой службы, процесс может не состояться, поскольку он ознакомлен со всеми квалификационными характеристиками, предъявляемыми к должности, ориентируется в обязательных составных элементах будущей инструкции, ежедневно работает с большим количеством кадровых документов и способен обеспечить их единообразную структуру.Без взгляда на документ юриста нельзя говорить о том, что он не противоречит закону.После всех согласований документ передается руководителю организации для окончательного утверждения, а потом членам коллектива для их ознакомления.Сотрудники могут расписываться только в утвержденной управленцем инструкции.После того, как подпись поставлена, штатная единица отвечает за соблюдение содержащихся в инструкции требований. Эта обязанность аннулируется только в случае ее увольнения или внутреннего перевода.Копия документа выдается на руки подчиненному.Процесс начинается с определения ответственных лиц.Далее сотрудник или рабочая группа действует в рамках, установленных «Положением о разработке должностных инструкций», если оно утверждено нанимателем. Если же нет, они знакомятся с таким документом, как Справочник.

В нем содержится исчерпывающий перечень требований к различным специалистам. Все квалификационные характеристики определяют содержание функционала штатных единиц и направлены на:

  1. поддержание дисциплины и порядка;
  2. улучшение системы кадрового управления.
  3. максимально эффективную и высокоорганизованную работу;
  4. разумное вменение рабочих обязанностей;

Данные характеристики применяются на каждом субъекте, независимо от его формы собственности и рыночного сектора функционирования. Именно с их учетом разрабатываются инструкции для должностей, содержащихся в штатном расписании.Документ составляется не под конкретное лицо, а на любого субъекта, которому вменяются обязанности.

То есть при его замещении другой штатной единицей корректировать инструкцию не нужно, поскольку функционал, права и обязанности остаются неизменными.Далее им стоит выбрать один из трех методов разработки документа, выделяемых на практике:

  1. по итогам опросов и анкетирований рабочего коллектива;
  2. на основании анализа имеющихся в субъекте документов и их редактирования;
  3. с учетом протекающих в субъекте бизнес-процессов.

Первый метод подразумевает подготовку инструкции с учетом справочников и отраслевых типовых документов, утвержденных на федеральном уровне.

При этом, ответственными за разработку инструкции:

  1. систематизируется имеющаяся в компании или организации документация;
  2. анализируется система организации труда.
  3. изучаются функции как отделов, так и штатных единиц.

При втором подходе в ходе соответствующих мероприятий выясняется, как обстоят дела с распределением полномочий в данном субъекте.

Вначале опрос проходят ведущие специалисты и руководители направлений, а затем – остальные сотрудники подразделений.Посредством опросов получается больше сведений, чем из ЛНА Кроме того, с помощью анкеты можно получить мнение работника о наиболее оптимальном распределении обязанностей.На практике этот метод дополняет первый.Третий подход базируется на изучении происходящих в субъекте бизнес-процессов.

Благодаря этому методу реализуются две задачи: оптимального делегирования трудовых функций и создания комплекса должностных инструкций, адаптированных к рабочим условиям. Впрочем, он используется редко из-за отсутствия бизнес-процессов во многих хозсубъектах.

Методика не пользуется популярностью еще и потому, что для ее воплощения требуется формирование детальной цепочки трудовых процессов, что занимает много времени и сил.Все три подхода коррелируют со способом организации труда субъекта (то есть, если она происходит по документам, то и инструкции составляются соответственно). Они могут успешно сочетаться для получения оптимального результата.Независимо от способа, в процессе составления документа нельзя забывать о принципе равномерности и эквивалентности меры ответственности лица, занимающего ту или иную должность.На основании вышенаписанного рабочей группой составляется проект инструкции.При этом унифицированной формы документа не существует, поэтому он составляется субъектами по своему усмотрению.Исключением является инструкция частного охранника, регламентируемая Приказом МВД России №960 от 22 августа 2011 г.Желательно при этом опираться на ГОСТ Р 6.30-2003 г. и принятые с 1 июля 2016 года профстандарты, разработанные для более чем 814 профессий и, в некоторых случаях, обязательные к применению (ст.

195.2 и 195.3 ТК РФ). К таковым случаям относится наличие:

  1. участия госсектора (особенно актуально для медучреждений, ПАО, образовательных и иных учреждений);
  2. должностей, предполагающих досрочный выход на пенсию (образовательная и спортивная сферы, а также сельское хозяйство и т.д.);

Читайте также Срок хранения должностной инструкции после замены новой Составленный с учетом этих рекомендаций проект важно согласовать с:

  1. заинтересованными в содержании документа членами коллектива (например, начальником юротдела или, если такового нет, юристом, руководителем кадровой службы, если проект составлен его подчиненным).
  2. профсоюзом либо иным представительным органом трудящихся;

Они ставят свои подписи на последнем листе документа. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 (п.3.24), виза согласования включает подпись лица, ее расшифровку и дату.Необходимость согласования подписанной исполнителем инструкции отпадает.

Кроме того, ее визирование и утверждение одним и тем же подчиненным, то есть два юридически равноценных действия, направленных на один документ, невозможно.Далее инструкция согласовывается с управленцем. Он ставит свою подпись в грифе «Утверждаю».Инструкция может визироваться не управленцем, а начальником отдела, но подобное фиксируются в его инструкции и трудовом договоре.Издание инструкций должно учитываться в соответствующем журнале, содержащем, помимо всего прочего, сведения об их корректировках.Срок действия должностной инструкции не ограничен, поэтому ее положения актуальны до момента замены на другую.

Впрочем, в вопросах продолжительности ее хранения можно руководствоваться «Перечнем типовых управленческих документов ….

с указанием сроков хранения».Итоговый документ должен одинаково трактоваться обеими сторонами трудовых отношений (нанимателем и нанимаемым). Он должен быть структурированным, разбитым на пункты и подпункты.Вторая (статья 127 КЗоТ РФ) — обязанности, установленные государством и отмеченные в КЗоТ («добросовестно трудиться» и так далее). И, наконец, третья часть обязанностей работника — это выполнение индивидуальных указаний непосредственного руководителя.

Если такие распоряжения не выполняются, то это является нарушением закона.В соответствии с нашим законодательством работник обязан выполнить то, что ему приказал руководитель. Если работник считает, что распоряжения его руководителя неправильны и незаконны, максимум, что он может сделать, это попросить оформить письменное предписание а разовые поручения.Если же руководитель предполагает, что такие указания могут повторяться часто, то они уже закрепляются в виде конкретной трудовой функции, которая должна быть включена в должностную инструкцию.Здесь, напротив, много чего не хватает.

Где критерии оценки качества?

Где режим работы? Где порядок аттестации?

Это также необходимо добавить. Кем разрабатываются должностные инструкции? Они разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются.

При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается.Должностная инструкция обязательно утверждается первым руководителем организации.

Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте.С кем согласовываются должностные инструкции? Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации.ВажноЧто вы должны сделать, если главный бухгалтер обращается к вам с просьбой написать должностные инструкции на сотрудников?

Вы должны сказать: «Я вам покажу форму и методику разработки этого документа. А дальше пишите сами. Ваших профессиональных тонкостей я не знаю, это не моя функция».ВниманиеТо есть вы должны подробно разъяснить форму этого документа, общие положения, все пункты и подпункты, которые в обязательном порядке входят в должностную инструкцию.

Это ваша обязанность. Потому что вы единственный специалист в своей организации, которой знает, что такое должностная инструкция и что из нее вытекает.Вы знаете, что если работник не выполняет инструкцию, его можно уволить. Можно уволить по статье 33-й, пункт 2 — несоответствие работника занимаемой должности.

По статье 33-й, пункт 3 — систематическое неисполнение должностных обязанностей.

Эти тонкости в вашей компетенции.Инструкция согласовывается с работниками кадровой и юридической службы. Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов.

При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным.На вопрос «как?» отвечает должностная инструкция. Но даже грамотно составленная инструкция, с подробно прописанными критериями оценки, перечнем требований не будет иметь юридической силы и, следовательно, выполнять своего назначения, если не будут соблюдены все формальные тонкости написания этого документа. Каковые основные требования к форме должностной инструкции?

Рассмотрим пункты, которые в обязательном порядке должны входить в должностную инструкцию:

  1. Порядок замещения при отсутствии.
  2. Квалификационные требования.
  3. Порядок назначения и освобождения от должности.
  4. Чем руководствуется работник в своей деятельности.
  5. Непосредственная подчиненность работника.

Принято считать, что непосредственная подчиненность подразумевается сама собой и в силу своей естественности может специально не оговариваться.После прохождения всех процедур утвержденный документ передается для изучения сотруднику. Состав документа В инструкции должны содержаться следующие разделы:

  1. Цели и обязанности. В этом разделе отражаются обязательства организационного характера и функциональные задачи.
  2. Подчиненность, руководство. Здесь требуется указать, кто является непосредственным руководителем.
  3. Общие положения — название компании, подчиненность, квалификационные требования, перечень нормативных актов, которым должен следовать сотрудник при выполнении своих обязательств.
  4. Права и полномочия. При оформлении этого раздела важно четко описать, какую ответственность несет руководство и подчиненный при подведении итогов работы предприятия. Важно указать возможность принятия решений, наличие права подписи документов и так далее.

Для остальных же должностей инструкции типовые (см.

письмо Минтруда РФ от 13.03.1996 № 482-ВК). Итак, обязанность по разработке должностных инструкций на частном предприятии может быть возложена на любого сотрудника — в соответствии с положением о должностных инструкциях или по приказу руководителя.В госучреждениях теоретически действует аналогичное правило, однако на практике данная функция обычно регламентируется специальными отраслевыми актами.Если работник считает, что инструкция содержит дополнительные требования , помимо указанных в трудовом договоре, необходимо заново обсуждать возможность заключения трудового договора.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+