Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Служебная записка на оборудование рабочего места

Служебная записка на оборудование рабочего места

Записки

Очистить Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером.

Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.

Служебная записка – это документ информационного характера, нужное для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений.

Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб. Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании.

Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения. Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:

  1. Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
  2. Согласование предстоящей работы.
  3. Формирование инструкций.
  4. Извещение о чем-либо.
  5. Поиск пути решений проблемы.
  6. Объяснение той или иной вещи.
  7. Согласование с сотрудниками или руководителями.
  8. Запрос необходимых сведений.

СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения.

Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом.

К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству. Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы.

Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо.

К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой. Обычно документ носит информационный или отчетный характер.

Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.

Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:

  1. Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
  2. Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
  3. Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.

также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы. Докладная – это документ, наделяемый юридической силой.

А потому к нему предъявляются повышенные требования:

  1. Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
  2. Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
  3. Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
  4. ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.

Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления. Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:

  1. СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
  2. СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
  3. СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.
  4. Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.

Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные.

Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:

  1. Причины этого нарушения.
  2. Факт правонарушения.

Документ составляется при следующих обстоятельствах:

  1. Внештатная ситуация на производстве.
  2. Материальный ущерб со стороны сотрудника.
  3. Нарушение трудовой дисциплины.

Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу.

Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.

  1. 15166
  2. 10029
  3. 8765
  4. 11276
  5. 10712
  6. 7495
  7. 13611
  8. 3568
  9. 40381
  10. 4355
  11. 7298
  12. 1418
  13. 6084
  14. 9184
  15. 3815
  16. 11640
  17. 13371
  18. 28687
  19. 4796
  20. 26807
  21. 9986
  22. 5317
  23. 3777
  24. 8744
  25. 9706
  26. 8168
  27. 12975
  28. 4278
  29. 27877

Служебная записка на подключение к интернету рабочего места

Бесплатная консультация по телефону: Москва Горячая линия Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:

  1. сообщение о направлении в командировку;
  2. сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей;
  3. информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
  4. предложение о дополнительном премировании;
  5. запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;

Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.ВниманиеВся шапка записки берется как и в предыдущем примере – с указанием ФИО и должностей ее составителя и получателя, с проставление даты и заголовком (в данном случае следует указать «О покупке нового оборудования»).Само основное содержание должно быть примерно следующего характера: «довожу до Вашего сведения то, что в цехе (отделе) число компьютеров (станков либо другого оборудования), является недостаточным для нормальной работы всех сотрудников. По этой причине прошу рассмотреть вопрос приобретения компьютеров (станков) в количестве 2 штук».

Если же новая техника приобретается взамен окончательно вышедшей из строя и не поддающейся ремонту, то тогда и в записке следует отразить эту причину. В конце записки обязательно ставятся фамилия, инициалы и подпись лица, ее заполнившего.Скачать образец служебной записки на приобретение оборудованияПодробнее о том, как написать служебную записку на приобретение, читайте тут.В случае, если служебная записка подается на списание отработавшей свое техники, то она должна выглядеть следующим образом. Вступление делается точно таким же, как и во всех записках.Перечень технических требований к оборудованию прилагаю.Начальник отдела Обланский В.

Д.

  • Замену устаревшего или ломающегося компьютера можно аргументировать так:

Кредитный кооператив «Срочнодолг»Заместителю директора по техническим вопросамАкулькиной Е.О.Сектор клиентского обслуживанияСЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА№ 4 от 04.02.2019О необходимости закупки компьютерной техникиВ ходе модернизации программного обеспечения и расширения функций кредитных специалистов на удаленных рабочих местах, была выявлена потребность в замене компьютера на рабочем месте специалиста, находящегося в торговом центре «Крокус», по адресу: г. Переваловск, ул. Светлая, д. 47.Причиной замены является моральное устаревание компьютера, а также техническая невозможность установки на нем необходимого для функционирования УРМа, ПО. В настоящее время технический отдел не имеет в своем распоряжении резервного компьютера, подходящего по характеристикам к требованиям по оснащению удаленных рабочих мест.Если общей системы нет, то обращение, служебную записку можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь.

Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке служебной записки, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.Служебная записка, как и любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет свой срок хранения.Модернизация указанной технической единицы не представляется возможным.В связи с вышеизложенным, прошу приобрести новый компьютер для указанного УРМа.Заведующий сектором Класников К.

Р.Необходимость закупки согласовываю начальник отдела информатизации Укладов С. М.

  • Ежегодная закупка компьютерной техники планируется на основе сводной служебной записки, которую можно оформить следующим образом:

ООО «Мегаполис»Финансовому директоруНаливайкину А. З.Отдел информационных технологий и оборудованияСЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА№ 268 от 12.11.2019О закупке оборудованияВ связи с необходимостью замены части компьютерной техники и устройств для печати, а также планируемым в 2021 году расширением деятельности прошу внести в план закупки на следующий год следующую технику:№ п/п Наименование Количество, шт.

Структурное подразделение Примечание 1.Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:

  1. подпись исполнителя и дата обращения.
  2. данные о составителе и получателе документа;
  3. краткое изложение сути вопроса;

С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела.

Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения.ООО «ХХХ»;Центр закупок (ЦЗ) — подразделение ГП ООО «ХХХ», отвечающее за приобретение определенного вида ТМЦ[1];АИС – автоматизированная информационная система;ГИБ ОБ – Группа информационной безопасности Отдела безопасности;ГП – головное предприятие ООО «ХХХ»;ГСТПП ОСТО – Группа системно-технической поддержки пользователей ОСТО;«Кадры» — программный продукт, предназначенный для учета кадров;МЦ – Материальные ценности;ОПерс – Отдел персонала;ОБ – Отдел безопасности;ОСТО – Отдел системно-технического обеспечения;ОУИ – Отдел управления инфраструктурой;ПО – программное обеспечение;ООО «ХХХ» — ООО «ХХХ».Действие документа может быть отменено Распоряжением Генерального директора ООО «ХХХ» или введением в действие заменяющего ВНД.2 Необходимые условия для начала организации рабочего местаСлужебные записки часто используются сотрудниками предприятий для взаимодействия между собой. Это многофункциональный инструмент, позволяющий решать проблемы как отдельного работника, так и целого трудового коллектива. Следует разобраться, как выглядит служебная записка, к примеру, на приобретение компьютера, а также как предоставить образец этого документа.Первое, что нужно запомнить – служебная записка относится к внутреннему документообороту предприятия.

Это документ, соответственно, составляется только в письменной форме.Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.

Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Москва и МО С-Петербург и ЛО Бесплатный звонок по РоссииСлужебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении нужно придерживаться определенных правил.КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНОПолучить доступЭтот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия.

При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части.

В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.Взяться за ручку стоит, если:

  1. необходимо отправить кого-то в командировку;
  2. кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  3. любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
  4. требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  5. были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  6. появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  7. необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации.

Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

  1. предложение о дополнительном премировании;
  2. сообщение о направлении в командировку;
  3. сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  4. запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  5. информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым.

Но их можно разместить на листе и иначе.На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.Есть и третий вариант.Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей.

Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения.

Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.Завершают обращение личной подписью, датой составления.
Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.Завершают обращение личной подписью, датой составления.

Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.ДиректоруООО «Домострой»Семину И.Г.от начальника отдела продаж ООО «Домострой»Настиной И.А.Служебная записка05.04.2019 № 4г. Санкт-ПетербургОб увеличении премиального вознагражденияДовожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2021 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.Начальник отдела продаж Настина И.А.Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины.

Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют.

Как происходит списание ТМЦ, читайтеС его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим.

Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо.

Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных.

Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений. Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь.

Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах).

Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.Скачать бланк служебной запискиСкачать форму служебной записки (образец при дисциплинарном проступке)Скачать образец служебной записки в word (о подтверждении командировки)Скачать образец служебного письма на списание ТМЦСкачать образец написания служебной записки об отзыве из отпускаСкачать образец служебной записки с просьбой о ремонте компьютераСотрудник не вправе заниматься личными делами в рабочее время, он должен работать, выполнять свою трудовую функцию.Внутренняя докладная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 и печатается шрифтом размером N 14.В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.Скачать бланк служебной запискиСкачать форму служебной записки (образец при дисциплинарном проступке)Скачать образец служебной записки в word (о подтверждении командировки)Скачать образец служебного письма на списание ТМЦСкачать образец написания служебной записки об отзыве из отпускаСкачать образец служебной записки с просьбой о ремонте компьютераСотрудник не вправе заниматься личными делами в рабочее время, он должен работать, выполнять свою трудовую функцию.Внутренняя докладная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 и печатается шрифтом размером N 14.В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.Наименование должности печатается с 1 межстрочным интервалом и выравнивается по левой границе текстового поля. Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия.

Сайт-помощник по составлению различных договоров. Шаблоны и бланки. Всё готово, от вас — вставить в редакторе свои данные и распечатать.Утверждать или согласовывать служебную записку, в соответствии с образцом оформления не нужно. Необходимо зарегистрировать документ в канцелярии и проставить на нем и его дубликате, который останется на руках составителя, регистрационный номер.Доброго времени суток!

Подскажите, пожалуйста. Вопрос у меня необычный… Сотрудник, который взял больничный — болеет уже 7 месяцев и хочет взять отпуск. Как отказать ему грамотно в нем?Инструкция по подключению к внутренней сети СПбГУ через VPN-соединение для Mac ПК приведена . Инструкция по подключению к внутренней сети СПбГУ через VPN-соединение.

1.В заголовке служебной записки пишется фамилия, имя и должность получателя.

Обязательно указывается название подразделения предприятия, а также проставляется регистрационный номер и дата документа.В докладной записке излагается какой-либо вопрос с определенными выводами и предложениями.

Директор проставляет резолюцию с датой и подписью на документе.Скачать ПРИКАЗ ФССП РФ от 27-12-2006 179 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ…Служебная записка не является обязательным документом, но она может послужить дополнением к основному документу, которое поможет принять руководителю окончательное решение. Например, на основании служебной записки может быть издан приказ, составлен акт или оформлено соглашение между двумя сторонами.Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД.Законом не установлено то, как пишется служебная записка, но предприятие может самостоятельно разработать шаблоны, с помощью которых сотрудники будут правильно оформлять и составлять такие документы.В правом верхнем углу указываем должность и ФИО лица, которому направляется служебная записка и данные о сотруднике ее отправившем.

Составляют служебную записку, как правило, от лица работника, специалиста, в том числе, руководителя подразделения. Поэтому при изложении сути используют первое лицо единственное число. Если авторов несколько — текст пишется от первого лица множественного числа.

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью.

Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего. Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные.Работа на дому имеет много положительных сторон, а для некоторых является идеальным способом заработка.

Отрицательные…Цель документа — информировать о производственных проблемах, препятствующих эффективному исполнению трудовых обязанностей. Форма служебной записки образец также позволяет включить в текстовую часть предложения по исправлению сложившейся ситуации, в том числе, предложения о премировании сотрудников.В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию.При решении рабочих вопросов часто возникает необходимость передать руководству организации важную информацию.

В некоторых случаях объяснять ситуацию приходится именно в письменном виде.

При составлении служебной записки важно не только достоверно изложить факты, но и грамотно оформить документ.Служебные записки обеспечивают связь между подразделениями компании.

С помощью этого вида документации можно достичь следующих целей:

  1. донести информацию о сохранности материальных ценностей;
  2. официально предложить внести поправки в план работы;
  3. информировать руководство о событии, повлиявшем на рабочий процесс и т. д.
  4. сообщить, о том, что график сотрудника был скорректирован;

Таким образом, служебная записка позволяет оперативно принимать решения, касающиеся рабочих вопросов.Основное правило, которого надо придерживаться при составлении служебной записки – краткость.

Важно четко изложить суть вопроса и оптимальные пути его решения.

Обычно текст занимает не более 6-7 строк.При написании деловых писем обязательно должны соблюдаться этические нормы.

Например, неуместно писать в служебной записке «Довожу до вашего сведения».

Известить о том, что был нарушен трудовой распорядок, можно проще, сразу же перейдя к описанию произошедшего, например,

«Вчера, 18.05.2019, было сорвано занятие по природоведению из-за…»

.С целью экономии времени и бумаги, во многих компаниях принят электронный документооборот. Любая служебная записка может быть оформлена в электронном виде и отправлена на корпоративную почту.

Сортировкой писем и пересылкой их по нужному адресу занимается секретарь.Желательно, чтобы при оформлении документа отправитель использовал свою электронную подпись.

Чтобы убедиться, что записка получена и прочитана, нужно запросить уведомление о ее прочтении, поставив галочку напротив соответствующего пункта настроек почтового клиента.Строгой формы для составления нет, но несмотря на это, необходимо опираться на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которым в бумаге должны присутствовать такие данные:

  1. Ф.И.О. и должность составителя в именительном падеже, подпись с расшифровкой.
  2. дата написания и порядковый номер;
  3. шапка, где указывается Ф.И.О. и должность адресата в дательном падеже;
  4. наименование документа;
  5. описание ситуации, просьба;

Скачать документ бесплатно в Word [28.00 KB]После этого надо передать документ секретарю и убедиться, что он зарегистрирован как входящая корреспонденция.В зависимости от типа служебной записки изменяются и нюансы ее оформления. Чтобы просьба была правильно понята и рассмотрена, их обязательно надо соблюдать.Если документ адресуется руководителю, надо составить его в двух экземплярах.

Передав бумагу секретарю, желательно получить от него отметку о том, что служебная записка принята на рассмотрение. После этого остается только ждать ответа начальства.Служебная записка подтверждает выезд сотрудника в командировку, а также доводит до сведения руководства дату его возвращения.

Если поездка совершалась на арендованном, личном или служебном транспорте, требуется указать его модель, марку и регистрационный номер.

От грамотности оформления документа зависит правильность начисления оплаты за командировку.Согласно Постановлению Правительства РФ No1595, подписанному 29.12.2014 года, необходимость в составлении командировочных удостоверений, должностного поручения и подробного отчета о проделанной работе отсутствует. Единственный значимый документ, которым должен сопровождаться отъезд сотрудника в командировку – это служебная записка.Написанием записки занимается сам сотрудник после возвращения из поездки.Если по производственной необходимости компания вынуждена отозвать сотрудника из отпуска, начальник подразделения составляет служебную записку.

В документе должна быть указана причина, по которой отдых работника нужно прервать.

Бумага передается руководителю организации, чтобы он подписал ее.Согласно ч.3 ст. 125 ТК РФ из отпуска запрещено отзывать несовершеннолетних сотрудников, работников, занятых на вредном или опасном производстве и беременных женщин.Если руководитель компании одобрил служебную записку, требуется обратиться к работнику, чтобы он в письменной форме известил о своем согласии или отказе выйти на работу.
125 ТК РФ из отпуска запрещено отзывать несовершеннолетних сотрудников, работников, занятых на вредном или опасном производстве и беременных женщин.Если руководитель компании одобрил служебную записку, требуется обратиться к работнику, чтобы он в письменной форме известил о своем согласии или отказе выйти на работу.

В случае отказа, по п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2, к сотруднику нельзя предъявлять санкции.Если необходимо отправить сотрудника на обучение за счет компании, в служебной записке требуется перечислить его достижения, обосновав, какую выгоду получит организация, повысив компетенцию работника за свой счет. Имеет значение и стоимость обучения.Составление подобной записки уместно в том случае, если просьба о совмещении вызвана производственной необходимостью и наличием свободной вакансии.

Обязательно нужно указать причину, по которой освободилась должность.Под словом «отгул» обычно понимается внеплановый выходной, предоставляемый за часы, отработанные сверхурочно. Перед отгулом работник должен известить руководителя о своем отсутствии на рабочем месте, оформив служебную записку. В противном случае этот день будет засчитан за прогул.

Текст документа должен включать просьбу и веские основания для предоставления выходного дня вне очереди.Корректировка графика неизбежно сопровождается изменением условий труда сотрудников.

По этой причине перенос рабочего времени может осуществляться исключительно с согласия работников компании. При корректировке графика в одностороннем порядке по организационным или технологическим причинам следует известить сотрудника об этом за 2 месяца. В записке следует указать причину переноса рабочего времени, должность сотрудника, период, в течение которого ему нужно принять решение, последствия согласия или отказа.Инициатива об изменении графика может исходить и от сотрудника при наличии веских причин, например болезни или необходимости ухаживать за членом семьи.

В этом случае к документу нужно приложить справки.Основная часть записки должна объяснять, почему возникла необходимость закупить новое оборудование.

Причины могут быть разными: имеющейся техники недостаточно для работы всех сотрудников или часть оборудования сломалась и не подлежит ремонту. Также следует указать, сколько единиц техники надо приобрести и попросить рассмотреть вопрос о произведении закупки.О том, что в стенах организации будет проведено мероприятие, следует заранее сообщить руководству.

Важно указать место и время сбора, предполагаемое количество участников, продолжительность, контакты ответственных лиц.

Если руководство отказалось подписывать документ, мероприятие должно быть отменено.Такой документ обычно составляется сотрудником, который работает с данным оборудованием или несет ответственность за его сохранность.

Записки могут адресоваться как руководству, если требуется выделить деньги на техническое обслуживание, так и ремонтным бригадам, закрепленным за предприятием. Необходимо рассказать о случившемся, указать, удалось ли выявить причину поломки, побудить к действию (например: «прошу направить в цех ремонтную бригаду»).В этом документе речь идет об увольнении ненужного работника.

При этом важно указать основания для принятия такого решения.

Важно опираться на положения трудового законодательства, в противном случае записка не будет воспринята всерьез.Недопустимо предлагать уволить сотрудника, если это решение вызвано личной неприязнью к человеку.

Подобный поступок может негативно отразиться на отношении руководства к заявителю.Это один из самых распространенных типов служебных записок.

Документ используется для запроса информации и составляется по следующей схеме:

  1. важные детали;
  2. ключевая мысль, формирование запроса;
  3. итог, напоминающий о сути запроса и дополнительная информация.

Если работник ненадлежащим образом выполняет свои обязанности, его непосредственный начальник вправе написать руководителю компании служебную записку с целью наказания виновника. В ней перечисляются факты нарушения работником дисциплины. Бумага должна быть составлена безэмоционально и максимально объективно.Бумага оформляется, если в одно из подразделений организации нужно принять нового работника.

В этом случае начальник подразделения передает служебную записку руководству с указанием объективных причин открытия вакансии.При возникновении экстренных ситуаций сотрудников приходится привлекать к работе после окончания смены. Составлением бумаги занимается начальник отдела или смены, адресуя документ руководству компании. В нем указываются причины, по которым появилась необходимость в выполнении сверхурочных работ и список привлеченных лиц.Материальные ценности компании подлежат строгому учету, поэтому при необходимости их списания не обойтись без составления служебки.

В ней следует указать наименование ТМЦ, инвентарный номер или идентификационный код, единицу измерения и количество, балансовую стоимость, а также причину списания. Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • сообщение о направлении в командировку;

Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже). Служебную записку подписывает ее составитель.Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ.

Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала.3.17 ПР. HR-808.06; — информирует ОПерс о дате выхода кандидата на работу согласно п.РА-393.05; — визирует заполненные формы КС-1, ТМЦ-4, АТС-1.
HR-808.06; — информирует ОПерс о дате выхода кандидата на работу согласно п.РА-393.05; — визирует заполненные формы КС-1, ТМЦ-4, АТС-1. — форму КС-1 новому сотруднику в день его выхода на работу для согласования в ГИБ ОБ (п.3.5); — формы ТМЦ-4 в ЦЗ в течение рабочего дня после визирования руководителем; — АТС-1 для согласования и исполнения в ОСТО в течение рабочего дня после визирования руководителем.Пример Положения об использовании сети интернет: УТВЕРЖДАЮ ООО «ООО» ______ (ФИО) ____ (дата) ПОЛОЖЕНИЕ Об использовании сети интернет Название организации … 3.Порядок использования сети интернет 3.1 Доступ к интернет-ресурсам предоставляется работникам для исполнения должностных обязанностей.

Доступ в других целях запрещен.

3.2 Информация о посещаемых работником интернет-ресурсах протоколируется для последующего анализа и при необходимости может быть предоставлена руководителям структурных подразделений.3.3 При подозрении работника в нецелевом использовании интернета инициируется служебная проверка, проводимая комиссией, состав которой определяется генеральным директором. 3.4 При работе в интернете работники обязаны соблюдать следующие правила: 3.4.1 Использовать интернет только для выполнения служебных обязанностей.3.4.2 Не устанавливать аппаратные и программные средства, позволяющие получить несанкционированный доступ в интернет.В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки). Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию.

Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.

Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.Так, справка может содержать какие либо оперативные или статистические данные, актуальную информацию служебного, биографического характера.Важно Она не является инициативным документом, побуждающим адресата к принятию решений или действий.Она составляется, как правило, по распоряжению непосредственного руководителя.Обычно в ней 2 части. В первой руководство оповещают о факте или событии, а во второй указываются просьбы, предложения. Составлять обращение необходимо в том случае, если: Есть нарушения, которые привели к каким-либо непредвиденным действиям.

Требуется вмешательство руководителя, к примеру, есть нехватка материально-технических средств для окончания проекта.Неявка сотрудника на работу или его приход в наркотическом (токсическом, алкогольном) опьянении. Есть предложение по премированию сотрудников за результаты работы.

Необходимость отправления какого-либо лица в командировку.Директору Департамента по управлению персоналом ОАО «Седьмой Континент» господину Андрееву А.М.от руководителя отдела персонала Гипермаркета Пригожина Б.А.Тел: 6-207-135 (внутренний) СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Ставлю Вас в известность, что в из-за проблемы с каналом связи, коннект с сервером АиТ плохой, обновления происходят долго, загрузка программы длится от 1 часа до 1 часа 40 минут. Связь теряется, и в следствие этого приходиться перезагружать АиТ много раз.29 июня 2005 года это происходило 5 раз (учитывая, что в отделе 3 компьютера).

За весь день (с 9.30 до настоящего времени) нам удалось сделать свод по 2 подразделениям. Вчера была аналогичная картина, и за весь день нам удалось сделать своды по 5 подразделениям. Однако следует иметь ввиду, что в Гипермаркете компьютеров в сети как минимум в 3 раза больше, чем в других подразделениях.

Прошу Вас в рамках своих полномочий и возможностей помочь решить проблему. Одновременно прошу иметь ввиду, что может произойти задержка в подаче табелей, независящая от нас.Ехать в Беляево делать табели нецелесеобразно, так как было много приемов в июне, и могут понадобиться дополнительные источники информации.

Руководитель отдела персонала Гипермаркета Б.А. Пригожин 29 июня 2005 года 00Как правило, к такой записке прилагается распечатка перечня посещаемых интернет-сайтов с указанием времени открытия соответствующей страницы.Перечень должностных обязанностей должен быть закреплен в соответствующей должностной инструкции, с которой работник должен быть ознакомлен.

Поделиться: РубрикиЗаписи×Рекомендуем посмотретьРубрикиПопулярноеКонтактыг.Москва, Берзарина, ул., дом 4, строение 27 (495) 852-03-94 © Copyright 2021, Юрист . Все права защищены.

Порядок организация офисного рабочего места нового сотрудника

Вы здесь Опубликовано 2011-07-22 04:30 пользователем HRPR2 Настоящий Порядок регламентирует последовательность организации офисного рабочего места Требования документа должны знать руководители всех структурных подразделений ООО "ХХХ".

1. Порядок

«Порядок предоставления доступа в компьютерную сеть и установку программного обеспечения»

, ПР-429 от 31.05.2001. 2. Положение

«Положение о работе с персоналом ГП ООО "ХХХ" (в области подбора, отбора, адаптации и увольнения)»

, П. HR-306 от 27.09.2001. 3. «Положение о постановке на учет и перемещении товарно-материальных ценностей в ООО "ХХХ", П-393 от 07.08.2003.

4. Процедура «Выдача ТМЦ со склада МЦ ООО "ХХХ", ПЦ.

PA-177.06 от 25.01.2006. 5. Порядок «Подбор персонала в ГП ООО "ХХХ", ПР. HR-808.06 от 02.05.2006 6. Инструкция «Обеспечение телефонной связью и внесение изменений в конфигурацию АТС в ГП ООО "ХХХ", И. РА-393.05 от 26.10.2005. 7. Порядок «Адаптация новых сотрудников», ПР.

HR-819.06 от 16.06.2006. PTEL – Телефонный справочник ООО "ХХХ"; Центр закупок (ЦЗ) — подразделение ГП ООО "ХХХ", отвечающее за приобретение определенного вида ТМЦ; АИС – автоматизированная информационная система; ГИБ ОБ – Группа информационной безопасности Отдела безопасности; ГП – головное предприятие ООО "ХХХ"; ГСТПП ОСТО – Группа системно-технической поддержки пользователей ОСТО; «Кадры» — программный продукт, предназначенный для учета кадров; МЦ – Материальные ценности; ОПерс – Отдел персонала; ОБ – Отдел безопасности; ОСТО – Отдел системно-технического обеспечения; ОУИ – Отдел управления инфраструктурой; ПО – программное обеспечение; ООО "ХХХ" — ООО "ХХХ". Действие документа может быть отменено Распоряжением Генерального директора ООО "ХХХ" или введением в действие заменяющего ВНД.

—  оформляет служебную записку (форма К-3) о выходе кандидата на работу согласно п. 3.17 ПР. HR-808.06; —  информирует ОПерс о дате выхода кандидата на работу согласно п.

3.21 ПР. HR-808.06; —  дает устное распоряжение Администратору (секретарю) подразделения (либо выполняет лично) заполнить формы: ·  КС-1 (форма введена Порядком ПР-429) на установку ПО и предоставление доступа в АИС согласно ПР-429; ·  ТМЦ-4 (форма введена Порядком П-393) на предоставление технических средств (телефонного аппарата и персонального компьютера); ·  ТМЦ-4 на предоставление мебели (стол, стул), имеющейся на складе МЦ; ·  АТС-1 на выделение нового внутреннего номера согласно Инструкции И. РА-393.05; —  визирует заполненные формы КС-1, ТМЦ-4, АТС-1. —  форму КС-1 новому сотруднику в день его выхода на работу для согласования в ГИБ ОБ (п.

3.5); —  формы ТМЦ-4 в ЦЗ в течение рабочего дня после визирования руководителем; —  АТС-1 для согласования и исполнения в ОСТО в течение рабочего дня после визирования руководителем. % Нормативное время выполнения действия по предоставлению технических средств: в течение 1 рабочего дня.

% Нормативное время выполнения действия по предоставлению мебели (при наличии мебели на складе, а также возможности доставки собственными силами подразделения, получающего ТМЦ): в течение 1 рабочего дня после получения заведующим складом МЦ формы ТМЦ-4, утверждённой начальником ЦЗ. % Нормативное время предоставления услуги при наличии технической возможности не более 2 часов. % Нормативное время предоставления услуги – 1 день.

% Настройка внутренней и внешней почты осуществляется ответственным сотрудником ОСТО в день выхода нового сотрудника на работу. Порядка Начальник ОПерс и руководители подразделений, участвующие в исполнении Порядка, несут ответственность за корректное и своевременное выполнение его требований непосредственными исполнителями.

Для закупок по IT-направлению – ОСТО, для остальных закупок – ОУИ.

Руководитель подразделения, где открыта вакансия, до подачи заявки на подбор специалиста в Группу подбора персонала (п.

2.3 ПР. HR-808.06) действует согласно п.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+